Как автоматизация помогает управлять взаимоотношениями с пациентами стоматологической клиники
Система автоматизации — важный инструмент для любой стоматологии. Благодаря программному обеспечению (CRM) можно упростить многие рабочие процессы, от записи на прием до выставления счетов. Оптимизация повседневных задач позволит уделить больше времени общению с клиентами и предоставить им более качественное обслуживание. Объясняем, как использовать автоматизацию для взаимодействия с пациентами стоматологической клиники.
Возможности автоматизации
Программа для управления стоматологической клиникой имеет большой функционал и состоит из нескольких модулей: «Регистратура», «Медицинский блок», «Складской учет». Список основных возможностей включает:
- Автоматизированные воронки продаж
Отличие автоворонки от обычной в том, что весь процесс совершается без участия персонала. Система сопоставляет действия пользователей со скриптами и отправляет триггерные сообщения с заданным интервалом времени. Например, если потенциальный клиент заполнит форму на сайте клиники, оставив свой email, на указанный адрес придет письмо с приглашением на бесплатную консультацию. Подобная механика помогает упростить коммуникацию с пациентами и повышает лидогенерацию.
- Электронная база данных
В CRM можно хранить важную информацию о клиентах: контактные данные, номер страхового полиса, история болезни и даты приемов. Функционал программы также включает специальный инструмент «Зубная формула», который позволяет создавать план лечения с привязкой конкретной услуги к номеру зуба. Кроме того, в ходе приема можно использовать шаблоны медицинских документов, чтобы сократить количество бумажной работы и повысить скорость обслуживания пациентов.
- Система складского учета
Внедрение ПО помогает оптимизировать процедуру учета расходных материалов и контроля остатков в режиме реального времени. Благодаря автоматическим списаниям стоматолог сможет заполнить амбулаторную карту меньше, чем за 2 минуты, а администратор — оформить заказ для зуботехнической лаборатории. В программе также предусмотрена интеграция с МДЛП, облегчающая выгрузку данных для системы «Честный ЗНАК».
- Модуль заботы о пациентах
Модуль заботы представляет собой чат-бота, который умеет выполнять различные задачи. Например, отправлять пациентам сообщения с просьбой подтвердить визит к врачу. Если человек захочет перенести прием, программа предложит ближайшую свободную дату. Кроме того, боту можно «поручить» рассылку приглашений на профосмотры и сбор обратной связи. Положительные отзывы будут опубликованы на сайте клиники, а негативные — направлены руководству, чтобы определить причину недовольства и устранить проблему.
всегда под рукой
Настройка программного обеспечения
Перед тем как настраивать программу автоматизации, необходимо пройти специальный обучающий курс. Как правило, его организуют сами разработчики, приглашая инженера по внедрению. В его задачи входит подготовка системы к работе и демонстрация ее функционала. По окончании обучения можно приступать к полноценному внедрению ПО.
Сначала нужно убедиться, что все сотрудники могут войти в систему, используя свои учетные данные. Также важно заранее позаботиться о возможности удаленного доступа, поскольку многие стоматологи совмещают работу в государственных поликлиниках с частной практикой, а некоторые пациенты наблюдаются в двух учреждениях одновременно.
Затем необходимо подключить функцию онлайн-записи, которая позволит пациентам бронировать услуги онлайн. Чтобы собрать как можно больше заявок, потребуется интегрировать ПО с соцсетями и мессенджерами. Будьте внимательны — если стоимость интеграции не включена в тарифный план, ее придется оплачивать отдельно.
Следующий этап — настройка клиентской базы. Если клиника уже пользовалась учетной системой для хранения сведений о пациентах, можно просто перенести данные из программы в программу. Сложность процедуры зависит от конфигурации ПО и размеров базы. Также необходимо убедиться, что вся информация надежно защищена с помощью протоколов безопасности.
Наконец, нужно настроить параметры выставления счетов, чтобы система могла формировать документы для оплаты, а также отслеживать статусы платежей. Кроме того, стоит протестировать инструменты аналитики и узнать, как выгрузить данные о коэффициентах удержания или посмотреть разницу между расходами и доходами.
Рекомендации по использованию ПО
Программа автоматизации может принести ощутимую пользу, если знать, как ее использовать. Вот несколько рекомендаций, которые облегчат взаимодействие с системой:
- убедитесь, что вы подключили все доступные функции, включая планирование встреч, ведение электронных медицинских карт и выставление счетов;
- соблюдайте требования к вводу данных — это гарантирует, что системные отчеты всегда будут содержать актуальную информацию;
- используйте автоматические уведомления, чтобы напоминать пациентам о приемах, сокращая количество неявок, или информировать о задолженностях, повышая доходность клиники;
- настройте гибкую систему лояльности на основе предпочтений пациентов — это позволит повысить процент удержаний, а также даст возможность персонализировать услуги;
- регулярно просматривайте финансовые отчеты, чтобы определить наиболее выгодные направления стоматологической деятельности или потенциальные возможности для увеличения дохода.
Программа автоматизации — универсальное решение, которое позволяет оптимизировать ведение бизнеса в стоматологической клинике. С помощью CRM можно упростить такие административные задачи, как ведение амбулаторных карт, составление расписания приемов, отправка напоминаний о визитах. Кроме того, внедрение ПО дает руководителю возможность получать ежедневные отчеты, чтобы корректировать рабочие процессы и получать большую прибыль. Оставьте заявку на подключение 1С:Медицина. Стоматологическая клиника, и наши менеджеры свяжутся с вами для бесплатной консультации!
