Как правильно вести бухгалтерский учет в стоматологической клинике

1. Основы бухгалтерского учета в стоматологии
2. Организационные аспекты учета
3. Важность учета услуг
4. Управление финансами клиники     
5. Взаимодействие с пациентами
6. Учет налогов и отчетность
7. Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Организация стоматологического бизнеса требует не только наличия медицинских знаний, но и понимания основ ведения предпринимательской деятельности. К последним относятся как правила закупки оборудования и грамотное проведение рекламных кампаний, так и формирование бухгалтерской отчетности в стоматологической клинике с учетом всех выполняемых операций.

Если верно организовать учет, можно будет рассчитывать затраты на материалы, амортизацию, финансовые поступления, а значит, планировать прибыль и предстоящие закупки.

Основы бухгалтерского учета в стоматологии

Чтобы грамотно вести бухучет, требуется знать об основных направлениях, за которыми должен следить бухгалтер.

1. Отличия бухгалтерии стоматологической клиники от других видов бизнеса

Какова специфика бизнеса в этом случае:

• сложный учет расходов. Это связано с большим числом контрагентов, мелкими тратами и смазанной картиной по издержкам. Сочетание всех факторов, каждый из которых кажется малозначимым, в итоге может сильно ударить по бюджету;
• смещение графика поступлений. Если поступление оплаты не совпадает со временем оказания услуги, изменяются результаты отчета ОПиУ;
• постоянное наличие дебиторских задолженностей. Они возникают в клиниках, которые занимаются протезированием или оказывают другие долгосрочные услуги. Дебиторскую задолженность необходимо отслеживать;
• кассовые разрывы. Это ситуации, в которых не хватает денег на покрытие основных нужд клиники (закупка материалов, ремонт оборудование, выплата заработных плат сотрудникам).

2. Нормативно-правовая база для ведения учета в медицинских организациях

Финансовый учет в клиниках строго регламентируется. Чтобы учредить коммерческую организацию, требуется получить лицензию согласно №129-ФЗ от 8 августа 2001 года.

Учет в большей степени касается стоимости медицинских препаратов и материалов.

Коммерческая организация при ведении бухгалтерского учета использует рабочий план счетов, который был утвержден приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н. Что включает в себя структура расходов:

• зарплаты сотрудников;
• стоимость медикаментов;
• стоимость оборудования;
• кассовые операции;
• уплату налогов.

Организационные аспекты учета

Медицинская сфера налогообложения также отличается рядом особенностей, которые должен изучить специалист, работающий в этой отрасли.

1. Выбор системы налогообложения: ОСНО или УСН

Большая часть медклиник работает по более выгодной упрощенной системе налогообложения. Налоговая, выполняя регистрацию документов, всегда использует ОСН, а УСН начинает действовать, если бизнес подал соответствующее заявление.

Стандартный налог на прибыль для ОСН составляет 20%.

Налог при использовании УСН зависит от выбранного типа системы:

• «доходы». Клиника выплачивает 6% от прибыли;
• «вычет затрат из поступлений». С этой разницы выплачивается 15% налога.

Важно понимать, что при выборе УСН организация обязана соблюдать ряд требований, касающихся размера налоговых выплат, среднегодового числа сотрудников и прочих моментов.

2. Регистрация и учет расходов на медицинское оборудование

Медицинское оборудование на балансе у стоматологической клиники вносится в специальный журнал с обозначением даты покупки и стоимости. Любой новый аппарат обязательно проводится через бухгалтерию. Если срок эксплуатации оборудования истек, комиссия принимает решение по его списанию.

3. Учет медицинских расходов и расходов на сотрудников

Что еще относится к основным учетным операциям:

• оказание услуг;
• расход лекарств и медицинского инвентаря;
• учет выплаты зарплат персоналу.

Начисление заработной платы сотрудникам — работа бухгалтера. Какой-то части персонала положена ставка. Зарплата врачей и среднего медицинского персонала зависит от выполненного объема работы. При расчете учитываются количество пациентов, отработанные часы и уровень сложности процедур.

Программа 1С:Медицина. Стоматологическая клинка, автоматизирующая управление клиникой, позволяет вести реестр оказанных услуг, составлять отчеты по выработке сотрудников, начислять заработную плату, контролировать расход лекарств и материалов и получать финансовый результат в один клик.

Важность учета услуг

Ведению учета услуг в медицинских организациях также уделяют повышенное внимание. Игнорировать данный момент нельзя, так как последствия могут довести даже до отзыва лицензии.

1. Учет медицинских услуг: диагностика, лечение, профилактика

Учет услуг медицинской клиники включает в себя систематическую регистрацию и отслеживание информации о предоставлении следующих услуг:

• диагностика — определение причин заболевания. Для этого проводятся лабораторные анализы, и выполняется ряд медицинских процедур. Учет диагностических услуг позволяет понимать, насколько эффективны проводимые исследования;
• лечение — мероприятия, направленные на улучшение состояния здоровья пациента. Учет позволяет определять уровень затрат на лечение, контролировать бюджет и принимать меры по дальнейшему улучшению качества медпомощи;
• профилактика — меры, позволяющие предотвратить развитие заболеваний. Учет профилактических услуг включает в себя отслеживание отслеживание предпринятых мер первичной, вторичной, третичной профилактики. Так можно оценить эффективность профилактических программ.

Таким образом, удается эффективно управлять деятельностью организации.

2. Учет стоматологических процедур: ортодонтия, имплантация, хирургия

Что затрагивает учет стоматологических процедур:

• ортодонтия — выравнивание зубов и коррекция прикуса при помощи брекет-систем и стоматологических аппаратов. Благодаря учету ортодонтических процедур отслеживается прогресс, контролируется то, насколько точно пациент соблюдает назначения врача. Ведение учета помогает понять, насколько эффективны проводимые мероприятия;
• хирургия — удаление зубов, пластика десен, резекция корней. Учет данных процедур позволяет выявить число и типы проведенных в клинике операций, а также проконтролировать расход ресурсов;
• имплантация — это восстановление утраченных зубов, для чего пациенту вживляют искусственные импланты. Учет ведется для отслеживания количества и качества процедур и позволяет оценить результаты использования имплантов. Благодаря этому улучшается качество оказываемой помощи.

Разница между учетом платных и бесплатных услуг

В стоматологии, оказывающей платные услуги, учет включает в себя отслеживание всех проведенных финансовых операций, связанных с оплатой этих услуг, а также обработку поступающих платежей и контроль над задолженностями.

Рассматривая бесплатные стоматологические услуги, нужно помнить о том, что они могут оказываться за счет государства или благотворительных организаций. Таким образом могут помогать пенсионерам или малоимущим гражданам. В учет бесплатных медуслуг входит отслеживание их видов и количества, а также стоимости работы для клиники.

Разница учета касается отчетности клиники и финансовой документации. Оказание платных услуг подразумевает составление платежных квитанций и счетов, а в случае с бесплатными услугами может понадобиться предоставление отчета государственным ведомствам или благотворительным фондам, которые оказали помощь.

Управление финансами клиники

Управление финансами бизнеса предполагает контроль денежных потоков, их грамотное распределение и отслеживание чистой прибыли. В программе 1С:Медицина. Стоматологическая  можно контролировать эти процессы и постоянно получать аналитические данные.

1. Ведение учета доходов от стоматологических услуг

Управление доходами клиники включает в себя следующие аспекты:

• мониторинг и анализ источников с отслеживанием самых эффективных каналов привлечения пациентов;
• продвижение лечения и дополнительных услуг;
• управление ценообразованием и системой оплаты. Данные о стоимости услуг и материалов фиксируются в программе. Собранная статистика позволяет выявить самые прибыльные направления деятельности.

2. Контроль над расходами

Какие функции позволяют контролировать и оптимизировать расходы бизнеса:

• анализ затрат. Важно отслеживать, на что уходят деньги клиники и какие направления являются самыми затратными;
• поставщики материалов и заключенные контракты. Необходимо быстро проводить взаимные расчеты с поставщиками, отслеживать остаток материалов на складах и вовремя заказывать новые поставки, чтобы избежать дефицита;
• мониторинг цен на материалы и оборудование. Отслеживание этих данных поможет оптимизировать работу с поставщиками и своевременно уведомлять руководство об увеличении расходов.

Анализ финансовых показателей для принятия решений

Финансовый анализ бизнеса позволит принимать грамотные управленческие решения. Ключевые задачи зависят от цели и типа исследования:

• полная оценка состояния финансов клиники на отчетную дату;
• поиск причин, приведших к тому или иному положению дел;
• поиск ресурсов и резервов, которые позволят оптимизировать работу;
• проработка шагов для улучшения финансового состояния;
• прогнозирование финансовых результатов на будущие периоды.

Взаимодействие с пациентами

Бухгалтерский учет в стоматологической клинике также требует грамотного взаимодействия с пациентами.

1. Учет предоплаты и рассрочки для пациентов

Если у пациентов есть возможность внесения предоплаты, в учете отслеживается уплаченная заранее сумма, способ и дата внесения платежа. Так контролируются возникающие задолженности, а клиника может обеспечивать своевременную оплату услуг. [АП7] Предоплата обязательно отражается в отчетах — это нужно для понимания текущей финансовой ситуации.

Если услуги оплачиваются в рассрочку, отслеживаются условия, суммы и даты платежей, которые пациент обязуется вносить в дальнейшем. Это также необходимо для контроля над выплатами и возможными задолженностями.

2. Возвраты и гарантийные обязательства: бухгалтерский аспект

В бухучете в стоматологической клинике возвраты и гарантийные обязательства отражаются отдельными счетами. Суммы учитываются в качестве расходов клиники и вносятся в финансовые отчеты. Даты, а также причины возвратов или возникновения гарантийного случая обязательно указываются для проведения анализа.

Бухгалтерский учет в данном случае необходим, чтобы стоматология могла контролировать собственные обязательства перед пациентами и оценивать качество оказываемых услуг. Благодаря этому система управления качеством будет работать лучше, а значит, сократится число случаев недовольства пациентов.

3. Формирование финансовой ответственности пациентов

Формирование финансовой ответственности требует предоставления пациентам сведений о цене на услуги и доступных способах оплаты. Люди должны понимать, что именно они оплачивают.

Отслеживать платежи и возможные задолженности позволит специально разработанная система контроля. Обеспечить своевременную оплату услуг поможет предоплата или определение четких сроков для внесения платежей. При возникновении задолженностей следует принимать меры по их взысканию, например, регулярно отправлять напоминания.

К финансовой ответственности пациентов относится и политика возвратов и гарантийных обязательств с определением четких правил и сроков.

Учет налогов и отчетность

Учет в медицинском центре затрагивает и тему налогообложения. Учреждениям медпрофиля вменяются стандартные обязательства налогоплательщиков с объемом, определенным выбранным режимом налогообложения.

1. Расчет и уплата НДС в стоматологии

Стоматологические услуги облагаются НДС в соответствии с законодательством РФ.

Правильный расчет и уплата налога зависит от ставки, которая, в свою очередь, основывается на типе оказываемых услуг.

Для определения суммы и уплаты НДС клиника ведет учет всех поступлений и расходов. Медицинское учреждение также обязано составлять и хранить счета-фактуры и накладные. НДС уплачивается строго в установленные сроки. В случае их нарушения или неправильного расчета налогов последствием могут стать штрафы или иные финансовые санкции.

2. Формирование и сдача налоговой отчетности

Правильное формирование налоговой отчетности подразумевает учет всех доходов и расходов, связанных с оказанием стоматологических услуг. Здесь учитываются все поступления от пациентов, расходы на медицинское оборудование и материалы, выплата зарплат сотрудникам.

Медицинское учреждение обязано составлять и хранить документацию на налоговой отчетности (счета-фактуры, кассовые ордера). Нельзя забывать о доступных клинике налоговых вычетах и льготах.

Налоговая отчетность сдается согласно требованиям налогового законодательства. Сроки сдачи едины — до 31 марта следует отчитаться за предыдущий год.

3. Аудит и проверки: подготовка к финансовой проверке

Подготовка к финансовой проверке требует наличия точного и актуального учета доходов и расходов стоматологии.

Клиника обязательно должна хранить всю документацию для финансовой проверки. Процесс подготовки также включает в себя проведение внутреннего аудита, позволяющего выявить возможные нарушения и ошибки в учете. Чем быстрее будут исправлены недочеты, тем ниже риск получения штрафов или других санкций.

По результатам проведенного аудита могут быть составлены рекомендации по улучшению работы клиники, основанные на выявленных слабых сторонах.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие документы необходимо хранить для подтверждения финансовых операций?

Клиника хранит счета-фактуры, кассовые ордера, банковские выписки, договоры с поставщиками и пациентами, трудовые договоры с расчетом зарплат, налоговые декларации и приказы о закупках оборудования и материалов.

Какие налоговые льготы предоставляются медицинским организациям при выборе системы налогообложения?

В РФ медорганизациям доступны следующие налоговые льготы:

• освобождение от НДС;
• освобождение от налога на прибыль;
• по налогу на имущество;
• по налогу на доходы на физлиц для сотрудников клиники;
• по социальным отчислениям.

Как осуществляется учет расходов на стоматологическое оборудование и его амортизация?

Стоимость медоборудования в бухгалтерском учете отражается в качестве нематериального актива или основного средства. Это зависит от характеристик и стоимости аппаратов.

Амортизация оборудования проводится разными методами (линейный, уменьшаемого остатка). В зависимости от этого она бывает равномерной или неравномерной, что такое отображается в бухучете.

Амортизационные отчисления вносятся в состав расходов, уменьшают прибыль клиники и подлежат налогообложению согласно законодательству РФ.

Какие финансовые показатели следует анализировать для принятия стратегических решений?

Выручку, расходы, рентабельность, коэффициенты ликвидности, финансовые показатели персонала и оборачиваемость активов клиники.

Как подготовиться к налоговой проверке и какие документы могут потребоваться?

Этапы подготовки:

• сбор и организация финансовых документов;
• подготовка налоговой отчетности;
• проверка документации на соответствие требованиям законодательства.

Чтобы правильно отвечать на возможные вопросы со стороны налоговиков, следует иметь полное представление о финансовом состоянии клиники. Важно сотрудничать с инспекторами и предоставлять запрошенную информацию и документы точно в срок.

Необходимая документация:

• подтверждение доходов и расходов (счета-фактуры, кассовые ордера, платежные поручения);
• декларации, уведомления и другие бумаги, связанные с налоговыми обязательствами;
• договоры аренды помещений;
• счета на оборудование и материалы;
• трудовые договоры;
• платежные ведомости.

Какие аспекты учета стоматологических услуг могут отличаться при выборе ОСНО и УСН?

В чем состоят различия:

• учет доходов. ОСНО — все доходы, включая наличные и безналичные платежи. УСН — доходы на базе фактически полученных средств;
• налоговые льготы и вычеты. ОСНО — возможность использования различных льгот и вычетов. УСН — без доступа к льготам или с возможностью применения с ограничениями;
• учет расходов. ОСНО — учитываются все затраты (зарплаты персонала, аренда помещений, закупка материалов и оборудования). УСН — упрощенный учет на базе процентного соотношения поступлений и затрат;
• НДС. ОСНО — необходимо учитывать и уплачивать налог при оказании услуг. УСН — возможность освобождения от уплаты НДС при годовом обороте, не превышающем установленный лимит.

Каким образом формируется и рассчитывается НДС в деятельности стоматологической клиники?

При формировании и расчете НДС учитывается ставка и выручка от оказанных услуг. Расчет НДС выполняется так: выручка умножается на ставку. Если после выполнения работы удалось выручить 150 тысяч рублей, а ставка составляет 20%, итоговая сумма равна 30 тысячам рублей.

Для правильного учета и расчета налога можно дополнительно проконсультироваться с бухгалтером или налоговым консультантом.

---

Грамотный бухгалтерский учет и получение новых знаний в сфере налогов и учета — одни из ключевых факторов, обеспечивающих успешную работу стоматологической клиники. Бизнес должен быть всегда готов и адаптирован к изменениям законодательства и учетных стандартов. Благодаря этому удастся принимать осознанные решения, повышать эффективность работы и способствовать устойчивому развитию клиники.

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ