Уведомление об обработке персональных данных пациентов стоматологии: как заполнить и подать документы
- Как заполнить уведомление
- Как отправить уведомление
- Ответственность за нарушения
- Роль CRM в обработке данных
Сбор информации о пациентах — важная часть деятельности любой медицинской организации. В соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ, перед началом работы каждый оператор персональных данных обязан уведомить Роскомнадзор о своих планах. Рассказываем, как правильно заполнить уведомление об обработке ПД для стоматологической клиники.
Как заполнить уведомление
Общие сведения об операторе
В случае стоматологии оператором персональных данных будет выступать сама клиника или ее учредитель. В уведомлении необходимо указать полное наименование организации, ее адрес местонахождения и контакты. Эти сведения помогут Роскомнадзору идентифицировать оператора.
Цели обработки ПД
Эти цели могут включать оказание медицинских услуг, ведение амбулаторных карт, предоставление отчетности в государственные органы и подготовка финансовой документации. Все формулировки должны быть максимально конкретными, чтобы доказать правомерность обработки данных.
Категории ПД
В этом разделе нужно пояснить, какие именно данные будут обрабатываться: контактные сведения, результаты обследований, информация о проведенном лечении и т. д. Важно перечислить все категории, поскольку даже малейшие недочеты могут вызвать претензии со стороны регулятора.
Меры безопасности
В уведомлении также необходимо указать способы защиты данных. Это могут быть организационные (например, ограничение прав доступа для сотрудников) или технические меры (использование антивирусного программного обеспечения, протоколы шифрования, защитные системы для серверов).
Наименование информационной системы
Наконец, клинике нужно указать название информационной системы для обработки данных. Это может быть как локальное ПО, так и специализированная программа от сторонних разработчиков. Например, система автоматизации 1С:Медицина. Стоматологическая клиника: https://stoma1c.ru/
Как отправить уведомление
Письмо. Для этого требуется подготовить уведомление в соответствии с установленной формой, распечатать документ и направить в территориальное управление Роскомнадзора.
Сайт Роскомнадзора. Более удобный и быстрый способ — онлайн-отправка уведомления. Для этого необходимо зайти на сайт Роскомнадзора, заполнить форму и подписать ее электронной подписью.
Через портал Госуслуг. Еще один способ отправить уведомление — воспользоваться порталом Госуслуг. Это можно сделать в личном кабинете с помощью функции подачи заявлений в различные государственные органы.
Ответственность за нарушения
Согласно Федеральному закону № 152-ФЗ и КоАП РФ, за несоответствие предоставленных данных или нарушение требований к их защите предусмотрены административные штрафы. Размер взыскания может варьироваться в зависимости от тяжести нарушения и масштабов организации.
Чтобы избежать штрафов, необходимо строго соблюдать требования законодательства. В первую очередь, клиника должна своевременно подавать уведомление в Роскомнадзор, а также оповещать об изменении сведений, например категорий ПД. Кроме того, рекомендуется проводить регулярные аудиты информационных систем.
Не подавать уведомление об обработке персональных данных можно только в 3-х случаях:
- оператор занимается обработкой ПД вручную, без использования информационных систем;
- ПД используются в федеральных информационных системах;
- ПД нужны, чтобы обеспечить стабильную работу транспортного комплекса.
Роль CRM в обработке данных
Сбор и хранение
При помощи CRM-системы для стоматологии можно осуществлять сбор сведений о пациентах, включая историю болезни и многое другое. Наличие централизованной базы снижает риск дублирования информации и обеспечивает сотрудникам быстрый доступ к важным данным.
Защита
Современные программные решения включают различные механизмы для обеспечения безопасности данных: шифрование, создание резервных копий на облачных серверах, разграничение прав доступа для персонала и т. д. Это помогает минимизировать возможность утечки или взлома.
Автоматизация
Внедрение 1С:Медицина. Стоматологическая клиника позволяет сократить время, затрачиваемое на выполнение административных задач. Благодаря автоматизации процесса обработки данных, сотрудники смогут уделить больше внимания взаимодействию с пациентами и предложить им более качественную медпомощь.
Отправка уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор — важный этап организации работы стоматологии. Без этого клиника не сможет собирать информацию о пациентах и вести амбулаторные карты. Кроме того, игнорирование требований контролирующих органов чревато штрафами или даже приостановкой деятельности учреждения. В условиях современного правового поля своевременное оформление уведомления о ПД — залог стабильного функционирования любого бизнеса.
