Аудит стоматологической клиники: что это такое и как его провести
Аудит — важный управленческий инструмент, который позволяет объективно оценить текущую ситуацию и выявить точки роста бизнеса. Подробный анализ своей деятельности дает предпринимателю возможность совершенствовать внутренние процессы, адаптируясь к изменениям рынка, и поддерживать высокое качество услуг. Рассказываем, как провести аудит стоматологии с максимальной пользой для всего учреждения.
Правовые аспекты
Контроль за деятельностью организаций в сфере услуг, включая медицинские, осуществляет Роспотребнадзор. Этот орган публикует различные нормативно-правовые акты, формируя законодательную базу для взаимодействия с пациентами, и устанавливает требования к ведению документации и другим аспектам бизнеса. При проведении также аудита следует ориентироваться на практические рекомендации Росздравнадзора и ГОСТ Р ИСО 19011-2012. Игнорирование этих стандартов, как и регулярных проверок, может привести к серьезным последствиям вплоть до приостановки деятельности учреждения или отзыву медлицензии.
Виды аудитов
Внешний аудит
Кто проводит
Внешний аудит проводится независимыми аудиторскими организациями или сотрудниками заинтересованных ведомств, например страховых компаний. Они осуществляют мониторинг работы клиники, фокусируясь на соответствии бизнеса законодательным нормам и профессиональным отраслевым стандартам.
Что проверяют
Сторонние эксперты проверяют наличие необходимых документов, включая лицензию на ведение медицинской деятельности, информированное добровольное согласие (ИДС), договор оказания платных медицинских услуг и т. д. Кроме того, в ходе проверки уделяется внимание тому, правильно ли ведутся амбулаторные карты и журналы учета, а также соблюдает ли клиника внутренние регламенты, касающиеся диагностики и лечения пациентов, техники безопасности и СанПиН.
Как проходит проверка
Сначала клиника заключает договор, в котором согласовываются сроки и формат взаимодействия с аудитором. Затем последний осуществляет проверку и собирает всю необходимую информацию. Финальный этап — подготовка аудиторского заключения, содержащего выводы и рекомендации по улучшению работы клиники.
Внутренний аудит
Кто проводит
Внутренний аудит выполняется сотрудниками самой клиники или специально назначенной комиссией. Обычно в состав проверяющих входят представители руководства, старшие врачи и специалисты административного отдела, обладающие необходимыми знаниями и опытом для проведения аудита.
Что проверяют
В ходе внутренней проверки оценивается квалификация сотрудников и соблюдение ими профессиональных стандартов при выполнении трудовых обязанностей. Кроме того, учитывается наличие у персонала действующих сертификатов о повышении квалификации. Внутренний аудит также включает осмотр помещений и оборудования. Первые изучают на предмет соответствия санитарным требованиям и нормам безопасности, а у второго проверяют исправность и сроки техобслуживания.
Как проходит проверка
Внутренний аудит начинается с определения целей проверки и назначения ответственных. Важно заранее установить критерии, по которым будет оцениваться тот или иной аспект работы клиники. После сбора и анализа данных необходимо составить отчет и указать, какие именно проблемы были выявлены и как их можно решить.
Аудит коммерческих услуг
Кто проводит
Аудит коммерческих услуг выполняется сотрудниками самой клиники или привлеченными экспертами, специализирующимися на финансовом анализе. В процесс также могут быть включены специалисты по маркетингу, аналитики и управляющие, ответственные за стратегическое планирование.
Что проверяют
В ходе аудита коммерческих услуг изучается эффективность текущих инструментов продвижения и рекламных кампаний. Особое внимание уделяется окупаемости вложений и влиянию маркетинговых мероприятий на рост количества новых пациентов. Кроме того, анализируется структура доходов клиники и то, какие услуги являются наиболее востребованными и приносят наибольшую прибыль, а какие, наоборот, оказываются убыточными.
Как проходит проверка
Для проведения данного типа аудита необходимы сведения о доходах и расходах клиники, а также статистика рекламных кампаний. На основе этой информации проводится сравнение текущих финансовых показателей с целевыми, после чего готовится отчет с выводами и предложениями о том, как можно увеличить рентабельность бизнеса.
Преимущества аудита
Систематизация внутренних процессов
Аудит помогает выявить слабые места в организационной структуре клиники. Благодаря регулярным проверкам можно сделать внутренний распорядок более четким и добиться слаженного взаимодействия между подразделениями, чтобы снизить количество ошибок и ускорить выполнение рабочих задач.
Оптимизация использования ресурсов
Аудит позволяет оценить, насколько рационально расходуются материальные, финансовые и трудовые ресурсы клиники. Определив избыточные или неэффективные статьи затрат, можно перераспределить бюджет и нагрузку на персонал, чтобы улучшить экономическую устойчивость бизнеса.
Повышение эффективности персонала
Аудит дает возможность своевременно обнаружить пробелы в компетенциях своей команды и спланировать программы обучения. Мотивированные и профессионально подготовленные сотрудники начинают работать гораздо продуктивнее, что положительно сказывается на качестве обслуживания пациентов.
Улучшение качества медицинских услуг
Регулярная проверка протоколов лечения и состояния оборудования гарантирует, что пациенты получат лечение в полном соответствии с профессиональными стандартами оказания стоматологических услуг. Повышение качества обслуживания улучшает репутацию клиники и способствует привлечению новых посетителей.
Увеличение лояльности пациентов
Аудит позволяет выявить и устранить недостатки во взаимодействии с целевой аудиторией. Внимание к деталям укрепляет доверие пациентов и приводит тому, что они не просто возвращаются в клинику за новыми услугами, но и активно советуют стоматологию своим друзьям и знакомым.
Ошибки при проведении аудита
Отсутствие плана
Одна из наиболее частых ошибок — проведение аудита без заранее составленного плана. Это становится причиной того, что данные собираются не последовательно, а бессистемно, мешая получить четкую картину. Планирование этапов проверки повышает эффективность аудита и делает его результаты более ценными.
Недостаточное количество информации
Ограничение проверки узким кругом данных, например, только финансовыми показателями или состоянием оборудования, приводит к неправильным выводам. Сбор информации по всем направлениям позволяет провести объективный анализ и обнаружить проблемы до того, как они начнут оказывать серьезное влияние на бизнес.
Пренебрежение мнением персонала
Проведение внутреннего аудита без привлечения сотрудников лишает клинику возможности узнать важные детали. Персонал может указать на недостатки в организации рабочих процессов или качестве обслуживания пациентов и помочь выявить нюансы, которые сложно заметить извне.
Зацикленность на внешних аудитах
Некоторые клиники фокусируются исключительно на подготовках к внешним проверкам. Это приводит к недооценке проблем, которые в перспективе способны ослабить устойчивость бизнеса. Самостоятельный анализ всех аспектов работы столь же важен, как и объективная оценка со стороны.
Отсутствие выводов по итогам аудита
Если клиника не принимает никаких мер для устранения обнаруженных проблем или не следует предложенным рекомендациям, она рискует не просто упустить возможности для развития, но и получить штраф по итогам следующей проверки, а то и вовсе лишиться лицензии на ведение медицинской деятельности.
Аудит — ключевой инструмент для поддержания конкурентоспособности бизнеса. Регулярные проверки позволяют выявить слабые стороны в работе учреждения и оптимизировать внутренние процессы. Чтобы упростить анализ деятельности стоматологии, можно использовать специализированное программное обеспечение.
Так, функционал 1С:Медицина. Стоматологическая клиника позволяет вести онлайн-запись на прием и отслеживать ключевые финансовые метрики: эффективность продажи услуг, размер среднего чека и т. д. В программе также предусмотрены шаблоны различных документов и возможность учета расходных материалов.
Таким образом, интеграция ПО значительно облегчает проведение аудита. Комплексный подход, включая ревизию необходимой документации, оценку исправности оборудования и анализ компетенций персонала, повышает качество услуг и создает основу для долгосрочного роста клиники.
