Что такое программа для стоматологии и зачем она нужна
- Преимущества программ для стоматологии
- Как выбрать программу для стоматологии
- Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Софт для стоматологий позволяет скоординировать и упростить работу персонала, а также облегчить управление всеми бизнес-процессами в клинике. В России достаточно стоматологических программ, которые схожи по целям и задачам, однако различаются по части дополнительных функций.
Самая популярная программа — 1С:Медицина. Стоматологическая клиника. Эта конфигурация легко интегрируется с другим софтом, в частности с необходимыми модулями, например с «Честным знаком» — системой маркировки по происхождению товара.
Существует большое количество и другого ПО: StomPRO, Адента Профессионал, StomX и другие. О том, как правильно подобрать софт для своей клиники, на какие аспекты обратить внимание, читайте далее.
Преимущества программ для стоматологии
Если кратко, то плюсы ПО в управлении бизнес-процессами заключаются в следующем:
- повышение эффективности обслуживания;
- полная автоматизация всех процессов в клинике;
- сбор данных, проведение аналитики и составление прогнозов;
- построение необходимой стратегии управления;
- организация маркетинговых мероприятий;
- ведение финансового учета и составление отчетностей.
1. Улучшение организации и управления клиникой
Без специальной программы вам будет сложно уследить за всеми процессами, даже если на вас работает не так много врачей. Малые клиники также активно внедряют ПО для стоматологий, чтобы распределять поток пациентов, составлять график работы специалистов, оперативно отменять и назначать прием, а также полностью вести документацию по пациентам.
И все это проходит через единую электронную систему. Софт настраивается таким образом, что у каждого члена команды определенный доступ к ПО. К примеру, администратору доступны запись пациентов, графики приема врачей, рассылки напоминаний о визите и т.п. У врачей персональный доступ к медицинским картам граждан и отчетам по расходам. Бухгалтеры работают напрямую с финансовыми отчетами, соотношением доходов и расходов, а руководитель получает доступ ко всем материалам, которые хранятся в программе.
Эффективное планирование приема пациентов
Преимущество ПО — исключение ошибок по вине человеческого фактора. Раньше администраторы могли нечаянно записать на одно и то же время человека на прием к одному врачу. Автоматизация исключает такой вариант развития событий. Администратор видит в программе график работы врача и свободные часы для визита.
Поэтому перед выбором автоматизированной системы обязательно уточните, как осуществляется планирование приема пациентов. Важные аспекты — соотношение графика врача с записями на прием. Практически все современное программное обеспечение имеет эту функцию.
Оптимизация расписания работы врачей
График для стоматологов назначается заранее, до первой заявки на прием в наступающем месяце. Корректировки проводятся тоже заранее с учетом отпусков, а вот в связи с больничными и отгулами часы приема меняются в ходе работы.
Основной плюс автоматизированной системы — все изменения отражаются в программе во всех отделах клиники. К примеру, сведения о больничном поступают в бухгалтерию для расчета оклада врача. Руководитель же сможет анализировать график и определять часы занятости каждого работника, например, к кому из врачей больше возвращаются пациенты, кто больше услуг оказал в текущем месяце, квартале или году. На основании этих сведений создается специальный отчет эффективности работников, который потом можно использовать для начисления премий.
Автоматизация процесса назначения и отмены визитов
Администратор быстро будет заносить на прием обратившегося пациента. Обращение будет фиксироваться для дальнейшей аналитики: телефонный звонок или визит в саму стоматологию. Кроме этого, можно настроить обращение через сайт или социальные сети, а также отметить повторный прием по рекомендации стоматолога.
Отмена посещения или перенос его на другую дату также имеется в функционале программы. Так врачи всегда будут в курсе планов на рабочий день. В системе сразу появляются уведомления об отмене или переносе приема.
2. Электронная медицинская документация
Большинство автоматизированных систем в России, в том числе и 1С для стоматологий, содержит шаблоны медицинских и других документов, которые не нужно заполнять вручную. Договоры на оказание услуг, справки для налогового вычета, планы лечения, зубная формула, согласие н медицинское вмешательство — для всего этого есть типовые шаблоны в базе, по которым администраторы и врачи заполняют сведения о пациенте.
Автоматизация процесса с документацией повышает эффективность работы и стоматологов, и регистратуры. Не нужно ничего придумывать — все просто и заполняется в несколько кликов.
Создание и хранение электронных медицинских карт пациентов
Стоматологические программы хранят не только клиентскую базу, но и медицинские карты пациентов вместе с их историей лечения в клинике, снимками рентгена, назначениями и диагнозами. Это упрощает задачу врачу — он знает, с чем обращался его пациент несколько лет назад, при этом держать все в своей памяти не нужно. В пару кликов ему доступна история посещений человека.
Безопасный и удобный обмен информацией между врачами
Социальные сети и мессенджеры — это, конечно, хорошо, но желательно эти инструменты использовать для личного общения. CRM-система позволяет сотрудникам клиники общаться по деловым вопросам и загружать в нее документацию, которая становится доступна всем для ознакомления. В клиентских карточках можно оставлять заметки и таким образом сообщать коллегам о том или ином пациенте дополнительную информацию. Так вы избежите утечки информации за пределы клиники, например, если скинете какой-нибудь важный документ в обычный мессенджер на телефоне. Все важные сведения лучше сообщать друг другу через заметки в карточке.
3. Улучшение взаимодействия с пациентами
Программа 1С:Медицина. Стоматологическая клиника упрощает взаимодействие с пациентами, так как к ней подключаются все имеющиеся у компании каналы связи:
- телефонные звонки;
- сообщения в социальных сетях;
- обращения через мессенджеры;
- формы обратной связи на официальном сайте;
- очные визиты в клинику.
И вы точно не упустите человека, обратившегося к вам за помощью. Помимо контакта с пациентом, обработка заявок с разных каналов помогает фиксировать данные для аналитики. Например, как люди находят вашу стоматологию, через какие каналы связи выходят на прием и т.п.
Отправка напоминаний о предстоящих визитах
Администратору больше не нужно напоминать о визите в клинику пациенту. Это существенно разгружает работников регистратуры. К софту стоматологии подключается телефония, и человеку отправляется стандартное сообщение о предстоящем визите. Обычно его настраивают за день до приема у стоматолога, чтобы пациент мог подготовиться заранее.
Возможность онлайн-записи на прием
Эта функция позволяет пользоваться следующими инструментами:
- официальным сайтом;
- социальными сетями;
- сторонним рекламным сайтом-агрегатором;
- мессенджера.
Через эти каналы связи ваши пациенты могут обратиться для записи на прием. Вы систематизируете информацию, внося ее в программу через функцию онлайн-записи. Она облегчает работу регистратуры, так как устанавливается на сайт компании и интегрируется с социальной сетью Вконтакте. Формат удаленной записи — виджет, который связан с журналом записи программы. Благодаря ему вы не пропустите ни одно обращение пациента.
Онлайн-консультации и вопросы пациентов через программу
Некоторые стоматологические клиники используют видеоконсультации как инструмент первичного приема пациента. На таких консультациях врач рассказывает человеку о том, как проходит лечение его недуга, называет примерную стоимость и перечень процедур (приблизительный, так как в ходе очного осмотра будут внесены корректировки). Эта услуга особенно полезна людям с ограниченными возможностями и пожилым, поскольку данным категориям граждан может быть сложно передвигаться.
Программа 1С:Медицина. Стоматологическая клиника предусматривает и другой вариант. Вы выбираете врачей, которые будут проводить консультации, создаете под них расписание и добавляете в график видеоконсалтинг, отводя на это определенное количество времени.
4. Учет и финансовые операции
В стоматологии вам необходимо производить учет по:
- оказанию медуслуг;
- расходу медикаментов, материалов и инвентаря;
- заработным платам сотрудникам;
- соотношению доходов и расходов.
Все это можно делать с помощью автоматизированной системы, которая будет самостоятельно вводить данные в регламентирующие документы. Например, журнал осмотра пациентов будет заполняться на основе графика врачей, записи на прием людей и медицинской карты каждого человека. Медицинские материалы будут также учитываться в специальном журнале на основании внесенной информации врача в карту пациента.
Сведения помогут в итоге создать финансовую отчетность за определенный период, рассчитать налог по ОСН или УСН, а также будут использоваться в аналитике и прогнозировании.
Ведение учета оказанных услуг
Данный момент очень важен по ряду причин. Во-первых, вы будете знать, сколько прибыли приносит та или иная услуга, насколько она востребована и др. Это поможет в дальнейшем корректировать цены и назначать скидки, которые не будут убыточными для бизнеса.
Во-вторых, вы облегчите работу бухгалтерии по части подсчета доходов и расходов. Они будут соотносить данные по оказанным услугам с информацией из журнала расходов. Специалист сможет сразу внести корректировки насчет цен — стоит поднимать ее или оставить на прежнем уровне. С учетом текущей ситуации в стране это просто необходимо, так как материалы регулярно дорожают, а значит, приходится изменять стоимость услуг таким образом, чтобы и в минус не уйти, и пациентов не потерять.
Автоматизированный расчет стоимости лечения
Этот аспект упрощает работу врачам, а также способствует развитию видеоконсультаций у вас в клинике. Пациенты всегда хотят услышать приблизительную стоимость лечения, поэтому хорошо, если у врача под рукой есть такое программное обеспечение, которое позволит быстро рассчитать примерную цену услуг.
Также в чеке и договоре с пациентом будут учтены все услуги и материалы, используемые при лечении. Все расчеты полностью прозрачны, следовательно, посчитать что-то сверх нормы или недосчитаться чего-либо невозможно.
Подробная финансовая отчетность и анализ
Вся информация в конечном итоге формируется в квартальную и годовую отчетность. Благодаря ей вы сможете анализировать развитие своего бизнеса, делать прогнозы на краткосрочную, среднесрочную и долгосрочную перспективу.
Отчетность также дает возможность оценить эффективность работников, премировать лучших для того, чтобы еще больше замотивировать на хорошую работу.
Ну и, конечно, такая отчетность нужна для маркетинговых, рекламных целей. Вы узнаете о проблемных местах: какие процедуры следует больше рекламировать, на какие следует добавить скидки и т.п.
Как выбрать программу для стоматологии
Для начала поймите, что в программном обеспечении важен функционал, а не стоимость. Именно при правильной подборке функционала руководитель будет принимать грамотные управленческие решения, основываясь на подробной отчетности по своему бизнесу. Ему должна быть доступна любая информация, даже самая, казалось бы, пустяковая.
Второй момент — обязательно уточните, можно ли программу доработать под потребности вашей организации. Например, 1С:Медицина. Стоматологическая клиника легко поддается модификациям разработчика, вмещая в себя новые функции.
Ну и, наконец, интеграция с другими программами и сервисами по типу «Честного знака» или 1С:Бухгалтерии. Если софт не совмещается с другими сервисами, то это вызовет определенные неудобства. Самый лучший вариант — возможность интеграции с простыми и сложными сервисами (от мессенджеров до телефонии).
1. Оценка потребностей клиники
Перед тем как установить программное обеспечение, необходимо вызвать специалиста-разработчика или же компанию, которая занимается установкой и адаптацией программы под нужды бизнеса. В их обязанности входит:
- проведение анализа предприятия;
- обсуждение с руководством нюансов внедрения системы;
- подготовка технического плана по установке и адаптации ПО;
- процесс самого внедрения программы;
- обучение работе в ней сотрудников.
Владельцы стоматологий должны обратить внимание на масштаб проекта, так как не все возможности софта для большой клиники подойдут для малой.
Количество пациентов и врачей
Системы разрабатываются с учетом масштаба бизнеса, однако для молодых стоматологий ПО создается с возможностью потенциального расширения. Это очень удобно, хоть и затратно по стоимости. Однако если вы начнете расширяться, то разработчик просто подключит дополнительный функционал и вам не придется переходить с одной программы на другую.
Объем оказываемых услуг
Это также учитывается при внедрении системы в работу клиники. Чем больше услуг вы оказываете, тем шире версия программы, так как при большом объеме работы вряд ли у вас будет задействовано несколько человек. Специалисты-установщики могут сразу же порекомендовать вам ту или иную конфигурацию ПО с учетом объема планируемых или уже оказываемых услуг.
Необходимые функции (планирование, документация, финансы)
Практически все программы должны иметь следующие функции:
- автоматизация работы регистратуры;
- контроль расчетов через кассу;
- автоматизация работы врачей, в том числе и хранение электронных медицинских карт пациентов;
- создание отчетностей;
- интеграция федеральных и иных сервисов.
Плюсом к этому минимуму вы можете добавлять любой функционал. Например, можно дополнительно создать маркетинговый блок и контролировать рекламные кампании, а можно направить усилия на образование отдельного колл-центра с горячими или холодными продажами.
2. Сравнение программных решений
Проводить сравнение лучше через компетентных специалистов, однако есть несколько вещей, выбрать которые вы можете самостоятельно.
Обзор функций и возможностей
Здесь все просто. Чем больше клиника, тем более многоуровневая конфигурация программы требуется. Основной набор функций мы перечислили, так что пройдемся по дополнениям, которые можно включить в ПО:
- онлайн-кассы;
- бот для социальных сетей и мессенджеров;
- мобильное приложение;
- телефония;
- работа с ОМС и ДМС.
Опций достаточно много, поэтому в списке указаны не все. Специалисты при тестовом внедрении софта всегда уточняют и предлагают свои решения, основываясь на опыте интеграции.
Стоимость и модели лицензирования
Этот фактор для многих играет решающую роль, однако не стоит опираться только на него. Цена программы 1С:Медицина. Стоматологическая клиника варьируется, так как есть коробочная и облачная версии. Кроме этого, учитывается количество сотрудников в клинике: чем их больше, тем стоимость продукта выше.
При покупке коробочной версии вы платите один раз. Вы можете работать без привязки к интернету, а внедрением ПО и обучением персонала занимаются специалисты.
Облачная программа оплачивается ежемесячно, цена зависит от количества сотрудников. Если в первом случае вы целиком приобретаете программу, которая может работать без привязки к интернету, то во втором вся система работает онлайн через облачный сервис. Подписку лучше оформлять небольшим клиникам, также желательно оплачивать разом за период от 3 месяцев.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какие основные преимущества использования программ для стоматологии?
Если кратко, то плюсы программ для клиник в следующем:
- обеспечивают высокую производительность труда;
- избавляют от рутинной работы;
- помогают выбрать стратегию управления;
- настраивают маркетинговые мероприятия;
- собирают данные для анализа, статистики;
- помогают вести финансовый учет;
- создают отчетности разных уровней.
Какие функции обычно предоставляются такими программами?
К примеру, программа 1С:Медицина. Стоматологическая клиника включает в себя весь блок CRM, медицинский блок и работу регистратуры. Помимо этого, даже самая простая конфигурация ПО помогает вести учет товаров и материалов и легко интегрируется с федеральными сервисами и мессенджерами.
Каковы недостатки программ для стоматологии и как с ними можно справиться?
В первую очередь не каждая программа предоставляет пробный период. Старайтесь искать либо проверенные ПО без теста, либо покупайте вариант с обязательным наличием пробного периода.
Второй момент — неудобный интерфейс. Здесь, как и в первом случае, ориентируйтесь на софт с понятным интерфейсом. Если что-то нужно доработать, то смело заявляйте об этом профессионалам, которые внедряют в вашей компании систему.
Ну и, наконец, плохо настроенный функционал. Бывает, что сама по себе программа не интегрирует в себя сторонние сервисы и приложения. Но есть случаи, когда систему настраивает непрофессионал. Поэтому выбирайте проверенный ресурс и хорошую команду разработчиков, которые бы запустили процесс так, как нужно.
Могут ли программы для стоматологии интегрироваться с другими медицинскими системами?
Да, но не все. В описании к ПО всегда указываются возможности по интеграции. Ознакомьтесь с ними перед приобретением софта.
Каковы затраты на внедрение и поддержку таких программ?
Все зависит от масштаба клиники, вариации ПО (облачная или коробка), а также от настройки дополнительных функций. Техническая поддержка от разработчиков часто включена в стоимость подписки или при разовом расчете. Нужно проверять этот аспект индивидуально.
Как обстоит дело с конфиденциальностью данных пациентов при использовании программ?
Если мы говорим о софте 1С:Медицина. Стоматологическая клиника, то он полностью соответствует требованиям защиты персональных данных пациентов и врачей в соответствии с приказом ФСТЭК РФ от 18.02.2013 года.
Другие программы также должны соответствовать таким требованиям, однако на практике это не всегда работает. Перед приобретением системы уточните этот вопрос и проконсультируйтесь с независимыми специалистами.
Наша повседневная жизнь невозможна без технологий, так как они прочно вошли в нее и взяли на себя большое количество рутинной работы. Программное обеспечение для стоматологических клиник — не исключение.
Устанавливая его, вы получаете полностью автоматизированный бизнес, которым легко управлять. Каждый процесс прозрачен, нет ничего, что могло бы утаиться от вашего контроля. Система позволит вам планировать развитие своего бизнеса, собирать статистику, на основе которой вы будете совершенствоваться в дальнейшем. Выбирая технологии, вы выбираете будущее!
