Какие журналы должны быть в стоматологии: полный перечень, НПА и сроки хранения в 2026 году

1. Коротко: какие журналы обязательны в стоматологии в 2026 году
2. Список основной документации: какие журналы должны быть в стоматологии
3. Сводная таблица: журнал → НПА → форма → срок хранения
4. Правила заполнения журналов
5. Частые ошибки при ведении журналов 
6. Проверки надзорных органов: кто, что и когда проверяет
7. Чек-лист: что проверить в журналах до прихода инспектора
8. Часто задаваемые вопросы (FAQ)
9. Заключение: что делать дальше

Правильное ведение документации играет первостепенную роль в работе любого медицинского учреждения. Оформление бумаг — не просто формальность, а ключевой элемент, позволяющий контролировать качество услуг. В 2026 году стоматологии необходимо опираться на обновленную редакцию СП 2.1.3678-20, а также актуальные регламенты Минздрава, заменившие ряд устаревших приказов. Публикуем подробное руководство по организации документооборота в стоматологической клинике.

Коротко: какие журналы обязательны в стоматологии в 2026 году

Базовый набор журналов для стоматологии делится на шесть функциональных групп:

• учет пациентов;
• инфекционная безопасность;
• оборот лекарств и НС/ПВ;
• эксплуатация оборудования;
• охрана труда;
• обращение с медицинскими отходами. 

Дополнением к этому списку идет седьмой элемент — журнал учета обращений субъектов персональных данных, который официально рекомендован Роскомнадзором. Новые штрафы по ст. 13.11 КоАП РФ вступили в силу с 30 мая 2025 года (№ 420-ФЗ).

Основные санитарные требования продиктованы СП 2.1.3678-20 (с 1 сентября 2026 года будут заменены новыми СП 2.1.4284-26 на основании Постановления ГГСВ РФ № 20) и СанПиН 3.3686-21 (в ред. от 25.06.2025). Оборот наркотических средств регулируется ПП РФ N 2117 и № 3-ФЗ, а сроки хранения архивных дел опираются на приказ Минздрава № 408 (конкретные сроки закрепляются номенклатурой дел клиники). 

Кроме того продолжают оставаться в силе учетные формы 037/у-88, 060/у, 257/у, 366/у, утвержденные приказом Минздрава СССР № 1030. Их легитимность подтверждается письмом Минздравсоцразвития № 14-6/242888. 

Список основной документации: какие журналы должны быть в стоматологии

Исчерпывающий перечень журналов напрямую зависит от специфики и профиля оказываемых стоматологией услуг. Многопрофильной клинике с отделением челюстно-лицевой хирургии, рентген-диагностикой и использованием седации потребуется куда более обширный пакет документов по сравнению с терапевтическим кабинетом на одно кресло. Тем не менее, существует основной набор из упомянутых выше 6 групп журналов, опирающийся на действующие санитарные нормы СП 2.1.3678-20, СанПиН 3.3686-21, СанПиН 2.1.3684-21 и профильные приказы Минздрава.

Журналы для сбора данных о лечении пациентов

Основным документом выступает Листок ежедневного учета работы врача-стоматолога по форме 037/у-88. Сама форма, изначально утвержденная приказом Минздрава СССР № 50, имеет статус обязательной и продолжает применяться на легитимной основе.

Помимо этого, стоматологии требуется журнал предварительной записи на прием, форма которого утверждается внутренним приказом. Для учреждений, ведущих диспансерное наблюдение, также ведется контрольная карта диспансерного наблюдения (форма 030/у) — по одной на каждого пациента. В случае выдачи листков нетрудоспособности добавляется журнал учета временной нетрудоспособности. 

Большинство из перечисленных журналов могут вестись в МИС с автоматической передачей структурированных данных в РЭМД и ЕГИСЗ. Детальный разбор клинических форм представлен в статье Документы пациента в частной стоматологии.

Журналы контроля инфекционной безопасности

Ведение данного блока журналов является строго обязательным (СП 2.1.3678-20 и СанПиН 3.3686-21). Любые нарушения в документах трактуются как прямая угроза здоровью населения, что влечет немедленное применение штрафных санкций или приостановку деятельности учреждения. 

Журналы учета лекарств: НС/ПВ, ПКУ и обычные ЛС

Ведение блока журналов, связанных с оборотом лекарственных средств, тоже носит статус обязательного, однако нарушения в сфере наркотических средств и психотропных веществ (НС/ПВ) влекут за собой куда более серьезные риски, включая уголовное преследование. 

Главным в этом блоке является Журнал регистрации операций, связанных с оборотом НС/ПВ. Согласно ПП РФ N 2117 и ст. 39 № 3-ФЗ, этот документ должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью организации и заверен подписью главного врача.

Журнал регистрации операций по психотропным веществам списка III также подчиняется требованиям ПП РФ N 2117. Приказ № 1094н регулирует исключительно порядок назначения и форму рецептурных бланков. Если в клинике осуществляется фактический отпуск препаратов пациентам, необходимо опираться на приказ № 100н. Движение препаратов, подлежащих предметно-количественному учету (ПКУ), фиксируется согласно приказу № 378н. Журнал прихода/расхода неучетных лекарственных средств является внутренним документом клиники.

Важно отметить, что положения ч. 1 ст. 228.2 УК РФ не распространяются на нарушения правил оборота НС/ПВ, совершенные по неосторожности, если эти действия не причинили вреда охраняемым законом интересам. Типичные ошибки, за которые наказывает Росздравнадзор, включают попытки использовать типовой канцелярский журнал вместо утвержденной формы, внесение записей задним числом, а также применение штрих-корректора материально ответственным лицом.

Журналы контроля работы оборудования

Аппаратный контроль требует обязательного наличия документов, подтверждающих исправность и безопасность медтехники. В первую очередь, необходимо завести журнал температурного режима холодильников для хранения термолабильных лекарственных средств, куда 2 раза в сутки будут вноситься данные термометров. 

Журнал технического обслуживания стоматологических установок и компрессорно-аспирационного оборудования ведется инженером обслуживающей организации. Для учреждений, оснащенных рентгеновскими аппаратами или компьютерными томографами, обязательны следующие документы:

• журнал контроля рентгеновского оборудования (СанПиН 2.6.1.1192-03, СП 2.6.1.2523-09 (НРБ-99/2009) и СанПиН 2.6.1.1192-03;
• журнал учета индивидуальных доз облучения персонала;
• журнал калибровки и поверки измерительных приборов.

Срок хранения этих документов должен быть синхронизирован с графиком технического обслуживания оборудования (5 лет).

Журналы учета персонала и охраны труда

Ведение документации по охране труда осуществляется в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Так, журнал вводного инструктажа по охране труда ведется на основании ст. 214-225 ТК РФ и ПП № 2464 (в ред. от 12.06.2024). В дополнение к нему необходимо завести журнал инструктажа на рабочем месте, фиксирующий первичные, повторные, внеплановые и целевые инструктажи.

Контроль здоровья сотрудников отражается в журнале учета медицинских осмотров (приказ Минздрава № 29н и приказ № 988н/1420н), куда ежегодно вносятся допуски медперсонала. Также обязательно наличие журнала учета прохождения санитарного минимума и журнала инструктажей по пожарной безопасности и ГО ЧС (приказ МЧС России № 1120). Общий срок хранения журналов инструктажей — 45 лет (приказ Росархива № 236).

Журналы учета медицинских отходов

Главным нормативным документом, обязывающим клинику вести журналы по обращению с отходами медицинского происхождения, является СанПиН 2.1.3684-21. Все отходы классифицируются на бытовые (А), эпидемиологически опасные (Б), чрезвычайно опасные (В), токсикологически опасные (Г) и радиоактивные (Д).

Учет медицинских отходов классов Б и В осуществляется раздельно на ежедневной основе. Фактическая утилизация подтверждается журналом учета вывоза отходов классов Б, В и Г, к которым подшиваются копии актов приема-передачи. Срок хранения подобной документации составляет не менее 3 лет.

Примечание: персонал клиники обязан ставить подпись в журнале инструктажей по обращению с медотходами при приеме на работу и далее не реже одного раза в год.

Журнал учета обращений субъектов персональных данных

Журнал учета обращений субъектов ПДн не закреплен в ФЗ-152 как обязательная форма, однако официально рекомендован Роскомнадзором. В этом документе фиксируются все входящие запросы и официальные ответы клиники: дата обращения, ФИО субъекта, суть запроса, дата и форма предоставленного ответа, а также ФИО сотрудника, ответственного за обработку ПДн. Сам журнал хранится не менее 3 лет после прекращения обработки данных конкретного субъекта.

Базовым обоснованием для ведения журнала служат ст. 14 и ст. 18.1 ФЗ-152. Штрафы за нарушения крайне велики: новые части статьи 13.11 КоАП РФ, введенные № 420-ФЗ, предусматривают взыскания в размере от 150 000 до 300 000 руб. для юрлиц за обработку ПДн без правовых оснований. Повторные массовые утечки медицинских сведений караются штрафом до 15 млн руб. Кроме того, согласно ч. 10 ст. 13.11 КоАП, за неуведомление Роскомнадзора о намерении/начале обработки ПДн предусмотрен отдельный штраф. 

Сводная таблица: журнал → НПА → форма → срок хранения

Название журнала	Форма/код	НПА	Статус	Сроки хранения	Кто ведет	Периодичность
Листок ежедневного учета работы врача-стоматолога	037/у-88	Приказ Минздрава СССР № 50	Обязателен по НПА	По номенклатуре дел организации	Администратор	Ежедневно
Журнал предварительной записи на прием	Внутренняя	СП 2.1.3678-20	Рекомендован Роспотребнадзором	3 года	Администратор	Ежедневно
Журнал учета инфекционных заболеваний	060/у	СанПиН 3.3686-21	Обязателен по НПА	По номенклатуре дел организации	Ст. медсестра/Эпидемиолог	По факту выявления заболевания
Журнал генеральных уборок	Внутренняя	СП 2.1.3678-20	Обязателен по НПА	3 года	Ст. медсестра	Не реже 1 раза в 7 дней
Журнал текущих уборок	Внутренняя	СП 2.1.3678-20	Обязателен по НПА	1 год	Санитарка/Медсестра	Ежедневно (2 раза за смену)
Журнал работы бактерицидных облучателей/рециркуляторов	Внутренняя	СП 2.1.3678-20	Обязателен по НПА	3 года	Медсестра кабинета	Ежедневно
Журнал контроля предстерилизационной обработки	366/у	Приказ Минздрава СССР № 1030	Обязателен по НПА	Не менее 1 года (рек. 3 года)	Медсестра ЦСО	В день проведения контроля
Журнал работы стерилизаторов	257/у	Приказ Минздрава СССР № 1030	Обязателен по НПА	Не менее 1 года (рек. 3 года)	Оператор автоклава	В день использования (на каждый цикл стерилизации)
Журнал приготовления рабочих растворов дезсредств	Внутренняя	СанПиН 3.3686-21	Обязателен по НПА	3 года	Медсестра	В день приготовления новой партии раствора
Журнал температурного режима холодильников (ЛС)	Внутренняя	Приказ Минздрава № 260н	Обязателен по НПА	1 год	Медсестра/МОЛ	Ежедневно (утром и вечером)
Журнал регистрации операций, связанных с оборотом НС/ПВ	Спецформа	ПП РФ № 2117, ФЗ № 3-ФЗ	Обязателен по НПА	5 лет после последней записи	Главврач/МОЛ	В день совершения операции
Журнал ПКУ лекарственных средств	Спецформа	Приказ Минздрава № 378н	Обязателен по НПА	Не менее 3 лет по номенклатуре дел	МОЛ	В день совершения операции
Журнал технологического учета медицинских отходов класса Б	Внутренняя	СанПиН 2.1.3684-21	Обязателен по НПА	3 года	Лицо, ответственное за отходы	Ежедневно (в конце смены)
Журнал вводного инструктажа по охране труда	Внутренняя	ПП РФ № 2464	Обязателен по НПА	45 лет (Росархив № 236)	Инженер по ОТ/Руководитель	При приеме нового сотрудника на работу
Журнал инструктажей по пож. безопасности	Внутренняя	Приказ МЧС России № 1120	Обязателен по НПА	45 лет	Ответственный за ПБ	При приеме и далее по графику
Журнал учета медицинских осмотров	Внутренняя	Приказ Минздрава № 29н	Обязателен по НПА	3 года	Кадровик/Руководитель	По факту прохождения медосмотров
Журнал аварийных ситуаций при контакте с биоматериалом	Внутренняя	СанПиН 3.3686-21	Обязателен по НПА	3 года	Ст. медсестра	По факту возникновения аварийной ситуации
Журнал учета обращений субъектов персональных данных	Внутренняя	ФЗ-152 (ст. 14, 18.1)	Рекомендован Роскомнадзором	3 года после прекращения ПДн	Ответственный за ПДн	По факту поступления запроса и направления ответа

Примечание: в таблице приведены данные по состоянию на 2026 год, с учетом изменений СП 2.1.3678-20 и новых штрафов по ст. 13.11 КоАП. Сроки хранения указаны с опорой на приказ Минздрава № 408. Перечень конкретных журналов адаптируется под профиль клиники.

Правила заполнения журналов

Внесение записей: чем, как и в какой последовательности

Внесение данных в официальные медицинские и санитарные журналы допускается исключительно шариковой или гелевой ручкой с синими или черными чернилами. Использование карандашей, фломастеров или стираемых чернил категорически запрещено. Все записи должны вноситься строго в день наступления фиксируемого события. Исполнитель обязан поставить личную подпись напротив каждой своей записи; в журналах контроля (например, стерилизации или генеральных уборок) требуется дополнительная виза проверяющего лица.

Правильно (требования Роспотребнадзора)	Неправильно
Журнал уборок: указана точная концентрация раствора (например, 0,5%), стоит дата «12.05» и подпись старшей медсестры	В столбце концентрации стоит прочерк или галочка, подписи проверяющего нет
Журнал стерилизации: вклеена индикаторная полоска, цвет которой соответствует эталону изменения, указано время цикла «134°C — 5 мин»	Полоски прикреплены степлером или скрепкой, цвет индикатора не изменился, параметры не вписаны

Внесение изменений и исправлений

Любая ошибочная запись в медицинском журнале зачеркивается тонкой горизонтальной чертой так, чтобы исходный текст оставался читаемым. Рядом с зачеркиванием вносится правильная информация, ставится оговорка «Исправленному верить», указывается дата внесения коррективов и ставится личная подпись сотрудника.

Использование штрих-корректоров, заклеивание листов бумагой или заштриховывание текста являются грубыми нарушениями ведения медицинской документации. В журналах, связанных с оборотом НС/ПВ, любое исправление должно быть заверено не только исполнителем, но и личной подписью руководителя медицинской организации.

Порядок нумерации, прошивки и опечатывания

Все журналы учета должны иметь сквозную нумерацию страниц. Каждый документ прошивается капроновой нитью, концы которой выводятся на тыльную страницу обложки. Поверх узла наклеивается бумажная пломба с информацией о количестве листов, а сама наклейка заверяется подписью руководителя и оттиском круглой печати клиники.

Для журналов регистрации операций с НС/ПВ применяется особый регламент. Помимо стандартной прошивки, они подлежат обязательному опечатыванию пломбировочными устройствами; кроме того, руководитель медучреждения обязан ставить свою подпись на каждой странице, куда вносятся новые приходно-расходные записи.

Электронные медицинские журналы и интеграция с МИС

Приказ Минздрава № 947н допускает ведение большинства медицинских журналов в электронном виде при условии их подписания усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Исключение составляют журналы учета НС/ПВ, которые нужно вести в бумажном (прошнурованном и опечатанном) виде, даже при наличии цифрового дубликата.

Автоматизировать сбор данных можно с помощью программного обеспечения 1С:Медицина. Стоматологическая клиника. Функционал системы позволяет настроить автозаполнение журнала приема пациентов, а также генерацию сводок ПКУ и отправку структурированных документов в РЭМД и ЕГИСЗ.

Частые ошибки при ведении журналов

• Использование канцелярских штрих-корректоров или заклеивание ошибочных строк вместо зачеркивания их одной чертой;
• Отсутствие записей за выходные дни в журнале генеральных уборок, свидетельствующих, что мероприятия проводились с нужной периодичностью;
• Массовое заполнение документации «задним числом», особенно журналов стерилизации и контроля дезрастворов;
• Применение «универсального» канцелярского блокнота для фиксации оборота НС/ПВ вместо формы, утвержденной ПП РФ N 2117;
• Отсутствие заверяющей подписи контролирующего лица (старшей медицинской сестры);
• Хранение незаверенного (непрошитого и не скрепленного печатью) журнала НС/ПВ в сейфе;
• Ведение произвольного «журнала записи на прием» вместо использования регламентированной формы 037/у-88.
• Фактическое отсутствие журнала генеральных уборок при наличии утвержденного графика;
• Заполнение журнала температурного режима холодильников 1 раз в день вместо требуемых санитарными правилами 2-х раз в сутки.
• Отсутствие в журнале работы рециркуляторов корректных данных об отработанных часах конкретной бактерицидной лампы.

Проверки надзорных органов: кто, что и когда проверяет

Название ведомства	Что проверяют	Правовое основание	Штрафы (КоАП РФ и УК РФ)
Роспотребнадзор	Журналы генеральных уборок и работы стерилизаторов со вклеенными индикаторами (в первую очередь) Журналы инфекционной безопасности, учета медицинских отходов, производственного контроля, температурного режима и работы рециркуляторов	Плановые проверки — по графику согласно ПП РФ № 336  (если клиника не освобождена)Внеплановые — по жалобам пациентов	Ст. 6.3 ч. 1 КоАП РФ 10 000-20 000 ₽ или приостановление деятельности до 90 суток для юрлиц 500-1000 ₽ для должностных лиц и ИП Ст. 6.3 ч. 2 и 3 КоАП РФ (в период угрозы эпидемии) 200 000-500 000 ₽ для юрлиц 500 000-1 000 000 ₽ если причинен вред здоровью пациента Ст. 6.4 КоАП РФ (эксплуатация помещений) 10 000-20 000 ₽ для юрлиц
Росздравнадзор	Соблюдение лицензионных требований ведения бизнеса Качество и безопасность медицинской деятельностиДокументация по итогам внутреннего контроля, включая корректность ведения медкарт 043/у.Журналы инструктажей и учета медосмотров персонала	ПП РФ № 852, приказ Минздрава № 785н и ст. 86-87 ФЗ-323.	Ст. 14.1 ч. 3 и 4 КоАП РФ До 40 000 ₽ для коммерческих клиник 100 000-200 000 ₽ (или приостановление деятельности до 90 суток) за грубое нарушение лицензионных требований Ст. 19.20 ч. 3 КоАП РФ До 250 000 ₽ (или закрытие до 90 суток) для гос/муниципальных учреждений  Ст. 6.30 КоАП РФ (невыполнение обязанностей об информировании граждан о гарантиях бесплатной медпомощи) 10 000-20 000 ₽ для юрлиц по ч. 1 и 20 000-30 000 ₽ по ч. 2
МВД и Росздравнадзор	Журналы предметно-количественного учета и регистрации операций с НС/ПВ (совместная проверка ведомств)	ПП РФ № 2117 и № 3-ФЗ	Ст. 228.2 ч. 1 УК РФ До 120 000 ₽, либо обязательные работы до 360 часов, с лишением права занимать определенные должности до 3 лет Ст. 292, 327, 325 УК РФ (применяются только при умышленном искажении данных: подлог, фальсификация, уничтожение документов)

Примечание: для частных стоматологических клиник приказ № 408 применяется как методический ориентир. Конкретные сроки закрепляются номенклатурой дел организации.

Чек-лист: что проверить в журналах до прихода инспектора

• Все обязательные по НПА журналы фактически заведены, прошиты капроновой нитью и пронумерованы;
• Журнал операций с НС/ПВ надежно опечатан, скреплен подписью главного врача, а остатки средств «на бумаге» идеально сходятся с количеством ампул в сейфе;
• В журнале генеральных уборок присутствуют непрерывные записи за каждую прошедшую неделю в течение последних 3 месяцев;
• Журнал работы стерилизаторов содержит отметки за каждую рабочую смену, а все химические индикаторы аккуратно вклеены в соответствующие графы;
• В журнале работы бактерицидных рециркуляторов отработанные часы ламп математически соответствуют фактической наработке и не превышают лимит паспорта;
• Журнал температурного режима холодильников заполнен строго два раза в сутки (утром и вечером) без пропусков выходных дней;
• В журнале контроля предстерилизационной обработки (форма 366/у) зафиксированы результаты азопирамовых проб в установленные плановые сроки;
• Журнал учета медицинских отходов класса Б содержит ежедневные записи и подшитые акты приема-передачи от регионального оператора;
• В журналах охраны труда стоят подписи всех сотрудников клиники за прохождение вводного и периодических инструктажей;
• Журнал учета медицинских осмотров подтверждает наличие актуальных, непростроченных допусков у 100% медицинского персонала;
• Журнал учета обращений субъектов персональных данных находится на ресепшене у администратора и ведется по факту поступления запросов;
• Любые допущенные ранее ошибочные записи исправлены  путем зачеркивания их одной чертой с датой исправления и подписью того, кто вносил изменения;
• Все необходимые графы содержат личные подписи исполнителей процедур и визы контролирующих лиц (без пустых ячеек);
• Электронные дубликаты журналов (если они ведутся) подписаны действующей УКЭП ответственного администратора или врача;
• Старые, полностью заполненные тома журналов своевременно переданы в архив по описи.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие журналы обязательны для частной стоматологии в 2026 году?

Базовый набор включает 6 групп: журнал учета потока пациентов, журналы инфекционной безопасности, журнал учета лекарств, журнал контроля оборудования, журнал учета медотходов класса Б/В, а также журналы инструктажей по охране труда. 

Какой срок хранения у журнала стерилизации инструментов?

Согласно приказу Минздрава № 408, срок хранения данного документа составляет не менее 1 года. Однако, учитывая срок исковой давности по спорам, связанным с заражением ВБИ, рекомендуется хранить подобный журнал как минимум 3 года.

Можно ли вести журналы в электронном виде?

Да, при условии подписания документов УКЭП и интеграции МИС с модулями ЕГИСЗ или РЭМД. Исключением является журнал учета НС/ПВ: он обязан быть бумажным, прошнурованным и опечатанным сургучной или номерной пломбой.

Чем грозит отсутствие журнала генеральных уборок?

Отсутствие документа влечет санкции по ст. 6.3 ч. 1 КоАП РФ: штраф от 10 000 до 20 000 руб. для юрлиц. Если инспектор фиксирует систематическое отсутствие уборок, это может быть расценено как нарушение лицензионных требований, что обойдется в сумму до 250 000 руб.

Нужен ли журнал НС/ПВ, если в клинике используют только местные анестетики типа Ультракаина?

Если в ампуле местного анестетика содержатся вещества из списков II или III перечня НС/ПВ, наличие подобного журнала строго обязательно.

Какая редакция СанПиН действует для стоматологии в 2026 году?

В 2026 году стоматологии необходимо руководствоваться  СП 2.1.3678-20 (с 01 сентября будут заменены новыми СП 2.1.4284-26 на основании Постановления ГГСВ РФ № 20), СанПиН 3.3686-21 (в ред. от 25.06.2025) и СанПиН 2.1.3684-21.

Кто отвечает за ведение журналов?

Ответственность делегируется внутренним приказом по клинике. Журналы стерилизации, уборок и отходов обычно ведет старшая медицинская сестра. За НС/ПВ отвечает специально назначенное материально ответственное лицо (главврач), журналы инструктажей заполняет ответственный по охране труда, а специалист по защите ПДн курирует журнал обращений субъектов.

Что проверяет Роспотребнадзор при внеплановой проверке?

При внеплановом визите инспектор запрашивает журнал генеральных уборок, журнал работы стерилизаторов (автоклавов) и журнал учета инфекционных заболеваний (форма 060/у).

Заключение: что делать дальше

Грамотно выстроенная система учетной документации является фундаментом правовой безопасности стоматологии. В реалиях 2026 года главный юридический риск — несоответствия между фактически выполняемыми в кабинете процессами и записями на бумаге. Чтобы избежать этого, необходимо использовать современные МИС по типу 1С:Медицина. Стоматологическая клиника, которые помогают автоматизировать работу с данными. Для более углубленного изучения процессов оформления согласий, договоров и ведения карточек пациентов, рекомендуем ознакомиться с нашим профильным материалом Документы пациента в частной стоматологии.