Электронная цифровая подпись (ЭЦП) в стоматологии: важность, применение и получение подписи
- Что такое электронная подпись
- Зачем нужна электронная подпись
- Типы электронных подписей
- Где используется электронная подпись
- Как получить электронную подпись
- Как использовать электронную подпись
- Практические рекомендации
- Часто задаваемые вопросы
Сегодня одним из ключевых атрибутов модернизации стоматологической практики является применение электронной цифровой подписи (ЭЦП). Понимание принципов работы и порядка получения ЭЦП является критически важным не только с юридической, но и с практической точки зрения. Рассказываем обо всех тонкостях внедрения электронной цифровой подписи в ежедневную деятельность стоматологии.
Что такое электронная подпись
Принцип работы ЭЦП заключается в использовании двух типов криптографических токенов: закрытого, который известен только подписанту, и открытого, позволяющего идентифицировать владельца. Сам процесс подписания включает преобразование информации в строку кода (хэш) с помощью программного алгоритма. Редактирование документа автоматически приводит к изменению хэша.
После подписания программа шифрует хэш с помощью закрытого токена и прикрепляет подпись к документу вместе с сертификатом проверки (открытый токен), который содержит данные о владельце, сроке действия и организации, выдавшей сертификат. Именно наличие открытого ключа позволяет удостовериться в подлинности документа и подтверждает его юридическую силу.
Зачем нужна электронная подпись
Интеграция ЭЦП в работу стоматологической клиники продиктована целым рядом факторов. Во-первых, это соответствует требованиям законодательства о ведении электронной документации, в частности, использования Единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ). Во-вторых, внедрение ЭЦП помогает ускорить обмен данными со страховыми компаниями, медицинскими лабораториями и налоговыми органами. В-третьих, наличие ЭЦП повышает уровень информационной безопасности клиники, особенно в том, что касается обработки конфиденциальных сведений о пациентах.
Типы электронных подписей
На законодательном уровне выделяют несколько разновидностей ЭЦП. Их основные отличия заключаются в технологиях шифрования, сферах применения и юридической силе каждого типа подписи.
Простая электронная подпись (ПЭП)
Именно этот тип подписи применяется для авторизации на интернет-сайтах и подтверждения банковских операций по коду или SMS. Если говорить о стоматологии, ПЭП может использоваться для доступа пациента к личному кабинету на сайте клиники. Ее юридическая сила ограничена и, как правило, требует предварительного соглашения между участниками обмена данными о признании такой подписи аналогом собственноручной.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Неквалифицированная электронная подпись создается на основе криптографических инструментов и может использоваться как для внутреннего, так и для внешнего документооборота клиники. Ее главное ограничение заключается в том, что юридическая сила этой подписи не эквивалентна собственноручной и также требует предварительного соглашения между участниками обмена данными.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Квалифицированная электронная подпись соответствует всем признакам НЭП, но при этом имеет сертификат проверки, который делает подпись равнозначной собственноручной без каких-либо дополнительных соглашений. КЭП может использоваться для ведение электронных медицинских карт, сдачи отчетов и других важных документов. Получить КЭП можно только в аккредитованном удостоверяющем центре (АУЦ) или ФНС России.
Где используется электронная подпись
Сферы применения ЭЦП в стоматологической практике весьма разнообразны и охватывают практически все аспекты деятельности клиники:
- подписание амбулаторных карт, планов лечения и информированных добровольных согласий, а также выписка рецептов;
- передача данных в государственные информационные системы по типу ЕГИСЗ;
- обмен данными со страховыми компаниями и подписание реестров оказанных услуг, актов и других документов;
- заключение договоров с пациентами, поставщиками оборудования и материалов, а также зуботехническими лабораториями;
- заключение трудовых договоров с сотрудниками, работающими удаленно, и подписание приказов или аявлений;
- подача налоговой и бухгалтерской отчетности.
Использование ЭЦП позволяет перевести вышеуказанные процессы в цифровой формат и сделать их не только удобнее, но и безопаснее.
Как получить электронную подпись
Для ООО и ИП
Руководители организаций и индивидуальные предприниматели могут получить электронную подпись в ФНС России. Для этого необходимо явиться в отделение налоговой с паспортом, СНИЛС, ИНН и ОГРН/ОГРНИП. В свою очередь, персонал ООО или ИП может получить подпись только в аккредитованных удостоверяющих центрах.
Для физлиц и самозанятых
Физические лица, включая самозанятых (если они не зарегистрированы как ИП), могут получить ЭЦП в любом аккредитованном центре. Также возможно получение подписи через мобильное приложение «Госключ» при наличии учетной записи на Госуслугах и биометрического загранпаспорта.
Расходы на ЭЦП
Чтобы получить подпись, руководителям организаций и ИП необходимо оплатить стоимость сертифицированного ключа для проверки (~1500-3000 рублей). Ориентировочная стоимость ЭЦП для физлиц и самозанятых, а также сотрудников организаций или ИП может составлять от 1000 до 5000 рублей и выше.
Как использовать электронную подпись
Проверка подписи
Для проверки подлинности ЭЦП используются специальные программы или онлайн-сервисы, включая Госуслуги. Сначала система анализирует открытый токен, после чего расшифровывает хэш документа и сравнивает полученные данные. Успешная проверка подтверждает, что документ был подписан владельцем токена и не подвергался редактированию.
Передача подписи
ЭЦП юридически эквивалентна собственноручной, поэтому передача закрытого токена равносильна передаче права подписывать документы от своего имени, что (ввиду отсутствия доверенности) является нарушением закона. Если сотруднику необходимо подписывать документы от имени клиники, он должен оформить собственную электронную подпись и получить машиночитаемую доверенность (МЧД).
Утеря подписи
При утери токена с ключом ЭЦП или его краже необходимо обратиться в удостоверяющий центр и подать заявление на аннулирование сертификата подлинности. Отозванный токен автоматически становится недействительным, а все подписи, созданные с его использованием после момента отзыва, не будут иметь юридической силы. После аннулирования старого сертификата необходимо оформить новую ЭЦП.
Процедура перевыпуска сертификата
Сертификат электронной подписи имеет ограниченный срок действия, поэтому необходимо заранее позаботиться о его перевыпуске. Процедура похожа на первичное получение ключа: нужно подать заявку в УЦ, возможно, обновить документы и пройти идентификацию. Начинать процесс перевыпуска рекомендуется за 2-4 недели до окончания срока действия текущего сертификата.
Практические рекомендации
Эффективное и безопасное использование ЭЦП требует соблюдения определенных правил. Во-первых, необходимо обеспечить надежное хранение носителя с закрытым ключом и не сообщать пароль доступа посторонним лицам. Во-вторых, важно использовать для работы только лицензионное программное обеспечение, например 1С:Медицина. Стоматологическая клиника, и своевременно обновлять ПО. В-третьих, желательно избегать применения ЭЦП на общедоступных или подозрительных устройствах, а также регулярно проверять срок действия сертификата подлинности.
Часто задаваемые вопросы
Может ли одно физическое лицо иметь несколько электронных подписей?
Да, одно физлицо может иметь несколько действующих сертификатов ЭЦП. Например, одну КЭП как руководитель организации, другую КЭП как физическое лицо для личных нужд и, возможно, НЭП для участия во внутреннем документообороте компании. Главное, чтобы каждый сертификат использовался строго по назначению.
Насколько безопасно использовать электронную подпись?
Основные риски использования ЭЦП связаны с человеческим фактором: кража или утеря токена, разглашение пароля, использование ЭЦП на зараженном вирусами компьютере. Поэтому безопасность, в первую очередь, зависит от соблюдения пользователем правил безопасного использования ключа.
Можно ли переоформить электронную подпись на родственника?
Электронная подпись является персональным способом идентификации, а ключи и сертификат оформляются на конкретное лицо. Переоформить существующую подпись на другого человека, даже родственника, нельзя. Если последнему нужна ЭЦП, он должен получить ее самостоятельно.
Электронная цифровая подпись — эффективный инструмент для оптимизации стоматологической практики. Грамотное применение ЭЦП позволяет вести бизнес в соответствии с требования законодательства, а также значительно повышает эффективность работы клиники, обеспечивая высокий уровень защиты данных. Таким образом, знание правил безопасного использования электронной подписи является залогом успешной цифровизации и автоматизации рабочих процессов в любом медучреждении.
