Как правильно управлять финансами стоматологической клиники

1. Основы финансового управления
2. Организационные аспекты финансов
3. Финансовое планирование и бюджетирование
4. Управление оборотными средствами
5. Инвестирование и финансовый рост
6. Финансовая отчетность и анализ
7. Налоговое планирование
8. Финансовые риски и их управление
9. Стратегии повышения прибыли
10. Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Управление финансами не менее важно, чем основная деятельность — к сожалению, есть масса примеров, когда предлагающие востребованные и качественные товары и услуги фирмы терпели убытки только из-за неправильного учета и распределения финансовых средств. Это справедливо и для медицины, в частности стоматологии. Это направление считается одним из самых прибыльных, однако требует серьезных инвестиций в оборудование, материалы, квалификацию сотрудников. В этой статье расскажем о важных моментах, которые нужно учитывать в управлении финансами, и о том, как в этом может помочь CRM.

Основы финансового управления

1. Понимание финансового управления в контексте стоматологической клиники

Управление включает в себя анализ и понимание, откуда и каким образом поступают деньги, какие объемы дает каждый источник, какие расходы приходится нести — постоянные и переменные, обязательные и те, от которых можно отказаться. Часть факторов можно назвать объективными, на них повлиять практически нельзя — это общая экономическая ситуация в стране, соотношение спроса и предложения, наличие на рынке и цены на оборудование и т. д. Часть факторов субъективны — организация работы, система мотивации персонала, система взаимоотношений с пациентами и используемые способы повышения их лояльности. Здесь есть возможность внести изменения для повышения рентабельности. Для получения прибыли нужно планировать, на что, когда и какие суммы необходимо направлять. Каким образом можно сократить расходы — так, чтобы при этом не потерять доходы.

В стоматологии есть еще ряд нюансов, затрудняющих управление финансами:

• сложность учета — во время приема используются препараты, материалы, в стоимость закладываются амортизация оборудования и инструментов и т. д. Конкретная позиция может казаться незначительной, однако в масштабах всей работы может сильно исказить картину;
• кассовые разрывы — возможна ситуация, когда необходимо заплатить поставщикам или выдать зарплату, а пациент еще только ждет приема, деньги не поступили;
• дебиторская задолженность — оплата по дорогостоящим услугам, особенно требующим нескольких визитов, может производиться по частям или позже.

2. Важность разработки стратегии финансового планирования

Поэтому очень важно планировать финансы — понимать, когда и откуда деньги поступают, куда вкладываются или расходуются, как следует настроить работу и финансовые потоки, чтобы работа была рентабельной и эффективной. Для этого нужно выделить наиболее значимые показатели — заметим, что прибыльность и рентабельность важнее, чем доходность, поскольку ценно не то, сколько проходит «через руки», а сколько в них остается. Определить желаемые значения и наметить, какими способами их можно достичь.

А для этого необходимо грамотно выстроить взаимоотношения с пациентами и поставщиками, оценить, какие направления в работе наиболее прибыльны, найти слабые места и устранить проблемы. И эта работа должна вестись не «точечно», а регулярно — и чем точнее будет проработана стратегия, тем меньше риски потерь.

Организационные аспекты финансов

1. Выбор правовой формы стоматологической клиники: влияние на финансовое управление

Открыть стоматологию можно как индивидуальный предприниматель или общество с ограниченной ответственностью — в любом случае потребуется получить лицензию. ИП при этом должен иметь высшее медицинское образование со специализацией по стоматологии и опыт работы (профильный стаж) не менее 3 лет. Учредители ООО могут не быть медиками, но сотрудники должны иметь соответствующую квалификацию, подтвержденную документально. ИП подойдет скорее для небольшого бизнеса. Если же вы планируете открыть центр или сеть с большим перечнем услуг, лучше сразу выбрать ООО.

2. Роль бухгалтерии и финансового отдела в стоматологической клинике

Иногда владельцы бизнеса считают, что, поскольку они ведут бухгалтерский учет и своевременно платят налоги, этого достаточно для управления финансами. Это не так — кроме «трех отчетов», знакомых всем бухгалтерам, для управленческого учета и повышения рентабельности важно видеть еще ряд показателей. Задачи бухгалтера — правильно отражать операции, считать и платить налоги, а финансиста и предпринимателя — увеличить чистую прибыль.

Поэтому, кроме бухгалтерии, часто выделяют финансовый отдел или ставку финансиста. Их задачи:

• учет расходов и доходов;
• планирование бюджета;
• оптимизация использования ресурсов (в т. ч. временных и трудовых).

В каких-то случаях функции бухгалтерии и финансового отдела могут совмещаться, в других руководитель может поручить заведение информации администратору или бухгалтеру, а аналитику — своему заместителю или оставить за собой.

3. Создание эффективной системы учета доходов и расходов

Реализовать все это «в ручном режиме» крайне сложно — велик риск утери или искажения какой-то информации, что может привести к неправильным решениям. Автоматизация и ведение единой базы облегчают работу по контролю за финансами и их планированием. Также это заметно снижает трудоемкость процессов — при хорошо организованной CRM, имеющей функционал по бухгалтерии или связанной с бухгалтерской программой, можно не нанимать дополнительных сотрудников для выполнения этих задач.

Финансовое планирование и бюджетирование

В эти понятия входит определение целей по доходам и прибыли, а также разработка бюджетов, то есть постатейных расходов, которые потребуются для ведения бизнеса. При этом необходимо учитывать и возможное влияние внешних факторов: изменение платежеспособного спроса, появление конкурентов, рост цен на материалы и оборудование, прекращение отношений с кем-то из поставщиков, зарплатные ожидания сотрудников и т. д. Если работа только начинается, желательно просчитать 3 варианта бизнес-плана: оптимистичный, пессимистичный и реалистичный. Если уже работает, есть реальная база для дальнейшего планирования.

1. Разработка годового финансового плана для стоматологической клиники

Планируя финансы на год, можно учесть сезонные колебания спроса — например, в период отпусков часто бывает спад. А также распределить расходы по определенным статьям — например, к определенному месяцу при таких же доходах, как в предыдущий период, на счете должна накопиться сумма, необходимая для закупки нового оборудования или планового обслуживания имеющегося. Необходимо также учесть оплаченные поставщикам авансы, задолженность по поставкам с отсрочкой платежа, другие обязательства.

2. Оптимизация расходов и выделение бюджета на различные направления

После распределения в финансовом плане расходов по статьям проводится анализ, каким образом их можно уменьшить. Например:

• коммунальные услуги — установка энергосберегающего оборудования, датчиков выключения света или воды, заключение прямых договоров с соответствующими службам, минуя арендодателя;
• закупка материалов — условия оплаты (с отсрочкой платежа цены зачастую выше, чем по факту или предоплате), скидки за объемы, поиск других поставщиков;
• маркетинг и реклама — анализ эффективности определенных мероприятий и промоакций (количество привлеченных пациентов, их повторных обращений, средний чек и т. д.) Соответственно, в последующем используются те форматы, которые дают наибольшую отдачу;
• заработная плата — выявление «недогруженных» сотрудников, оптимизация распределения обязанностей, построение графика без сверхурочных и т. д.;
• штрафы и пени — определение ответственных за соблюдение требований надзорных органов, контроль сроков мероприятий.

3. Роль бюджетирования в принятии финансовых решений

Составление бюджета позволяет структурировать всю информацию, касающуюся финансов. Учитываются все доходы и расходы, контролируется целевое расходование средств. Грамотно построенный учет позволяет сравнить доходность разных направлений деятельности и затраты на них, объемы разных расходных статей — и, соответственно, принимать решения более взвешенно, основываясь на реальных цифрах.

Управление оборотными средствами

1. Эффективное управление запасами медицинских материалов и оборудования

Отслеживать вручную применение тех или иных видов расходных материалов, использование инструментов и оборудования крайне трудоемко. 1С:Медицина. Стоматологическая клиника позволяет ввести базовый набор списаний на каждую услугу — это заметно облегчает процесс учета, а также помогает сформировать отчет по расходам и остаткам на любой момент времени. Проанализировав данные отдельно по каждой позиции за период, можно уточнить необходимые объемы закупок — соответственно, финансы не будут «замораживаться» в запасах. Сформировать заявку поставщикам в программе можно в несколько нажатий клавиш.

2. Методы оптимизации дебиторской и кредиторской задолженности

Предоплата поставщикам и оказанные, но не оплаченные услуги — это ваши деньги, которыми нельзя пользоваться. Автоматизированная система позволяет формировать списки поставщиков с суммами взаиморасчетов, чтобы за 1-2 дня до срока напомнить контрагенту о необходимости оплатить счет. Аналогично отслеживаются расчеты с клиентами. Та же форма позволяет контролировать кредиторскую задолженность — своевременная оплата поможет избежать штрафных санкций и поддерживать хорошие отношения с поставщиками.

3. Управление наличностью и банковскими операциями клиники

Программа 1С для стоматологий отражает данные о поступлении денежных средств от клиентов — систему можно синхронизировать с 1С:Бухгалтерия, подключить кассовый аппарат, терминал для безналичной оплаты и т. д. Поэтому вы имеете полную информацию на каждый момент времени.

Инвестирование и финансовый рост

Как и любой бизнес, стоматологическая клиника должна приносить прибыль, которая в перспективе увеличивается. Важно определить, в каких направлениях наиболее вероятно развитие, каких вложений это потребует и в какой срок окупится.

1. Выбор оптимальных инвестиционных стратегий для стоматологической клиники

Оборудовать еще одно кресло для оказания уже предлагаемых услуг или открыть новое направление? Оценить спрос можно:

• по запросам пациентов — если запись на какие-то процедуры очень плотная, возможно, нужен еще один сотрудник этой специальности;
• по запросам, которые не удается выполнить — источником могут быть действующие пациенты или люди, обзванивающие стоматологии в поисках нужной услуги.

Такую информацию можно фиксировать в CRM 1С:Медицина. Стоматологическая клиника в карточках пациентов. И далее по количеству запросов оценить, насколько востребовано то или иное направление. При этом важно иметь в виду, что объем инвестиций и сроки окупаемости могут быть различными — взять второго врача для работы «утро-вечер» проще и дешевле, чем закупить рентгенологическое оборудование, оснастить помещение для его установки, пройти необходимые проверки контролирующих органов и обучить сотрудника с получением сертификата.

2. Роль инвестирования в развитии клиники и модернизации оборудования

Даже если вы не планируете расширять ассортимент, инвестиции все равно нужны — оборудование амортизируется и устаревает морально. Основных вариантов получения средств на обновление два — собственные или заемные. Первый более выгоден, однако накопления требуют системности. Поэтому важно оценить необходимую сумму с учетом изменения цен с течением времени, рассчитать ежемесячные накопления на эти цели — и следовать выбранной стратегии. Использовать кредитные средства можно — однако здесь надо помнить о необходимости предоставления залога и процентах по кредиту. Есть третий вариант — привлечение инвесторов — это может быть целевой заем, выпуск облигаций и ввод его в число учредителей. При грамотном управленческом учете проще оценить возможности для инвестирования, суммы, сроки достижения целевых значений.

3. Риски и возможности при инвестировании в медицинский бизнес

Любые инвестиции не дают 100% гарантий. Высокая конкуренция, снижение спроса из-за падения покупательской способности, плохие отзывы пациентов из-за низкой квалификации сотрудников, усложнение процедур из-за изменений законодательства или отзыв лицензии — основные. Оцените их заранее, чтобы подготовить планы действий в случае их реализации — тогда шансы на победу будут выше.

Финансовая отчетность и анализ

1. Виды финансовых отчетов и их значение для стоматологической клиники

Общую информацию можно получить из бухгалтерских отчетов, которые также сдаются в налоговую инспекцию: бухгалтерский баланс, отчет о прибыли и убытках, отчет о движении денежных средств. Они дают представление о прибыльности бизнеса, соотношении кредиторской и дебиторской задолженности, наличии денег в кассе и на банковских счетах. Однако компании и предприниматели на УСН могут их не вести — в УФНС сдается только баланс по упрощенной форме. Кроме того, в них нет детализации по направлениям деятельности, отдельным сотрудникам и другим параметрам. Эти сведения, которые необходимы для планирования деятельности клиники, обычно получают из управленческих форм, среди которых:

• учет оказанных услуг — с распределением по направлениям деятельности или сотрудникам, а также по времени (помесячно, по дням недели и др.);
• учет товарных запасов — позволяют рассчитать потребность и оптимизировать расходы на закупку с учетом реального использования материалов и инструментов. Аналогично учитываются основные и вспомогательные средства (амортизация здания и оборудования, использование канцтоваров, бытовой химии и т. д.);
• учет зарплат сотрудников — есть нюансы в оплате тех, кто зависит от количества фактически оказанных услуг и находящихся на окладной системе оплаты;
• анализ рекламных кампаний — изменение количества первичных обращений в течение и после промоакций, предъявленных купонов и т. д. При этом оцениваются расходы на маркетинг и привлечение нового пациента — стоимость лида.

2. Анализ финансовой отчетности: показатели эффективности и устойчивости

• отчет о прибыли и убытках покажет прибыльность бизнеса в целом. В управленческом учете можно сформировать аналогичную форму с раскладкой по направлениям или сотрудникам;
• отчет о движении денежных средств поможет выявить кассовые разрывы — если они есть, проанализируйте, с чем это связано. Дальше можно бороться с причинами, а не следствиями;
• баланс — важно реально видеть масштабы кредиторской и дебиторской задолженности, суммы в оборотных средствах, кредиты и т. д.;
• учет остатков — позволяет увидеть, какая сумма вложена в материалы, как быстро она оборачивается, а при формировании отдельно по позициям; скорректировать объемы и частоту заказов поставщикам.

Обобщая, можно сказать, что чем меньше доля кредитных средств в балансе, больше реальных денег, а не долгов в обе стороны, выше прибыль — тем лучше идут дела в бизнесе.

3. Принятие решений на основе финансовых данных: влияние на клинические процессы

Исходя из такого анализа, могут вноситься изменения в работу клиники: изменяться перечень оказываемых услуг, пересчитываться их стоимость. А также вводиться система лояльности — привлечение постоянного пациента с предоставлением скидки, как правило, более выгодно, чем прекращение взаимодействия после одного визита по полной цене, но бонусы должны определяться на основе расчетов.

Налоговое планирование

1. Понимание налоговой системы и особенностей налогообложения медицинских учреждений

Стоматология может работать на общей системе налогообложения (ОСНО) или упрощенной (УСН). В первом случае компания платит НДС и подает более развернутую отчетность в налоговые органы. При УСН проще вести налоговый учет, а сами суммы налогов обычно меньше, чем при ОСНО. Формально ОСНО и УСН могут использовать и ООО, и ИП, но на практике упрощенку чаще применяют предприниматели.

2. Стратегии минимизации налоговой нагрузки в стоматологической клинике

Какая система налогообложения выгоднее, нужно считать — это еще один аргумент, чтобы своевременно заняться стратегией финансового управления. На смену системы и объекта налогообложения есть ограничения. Использовать УСН можно, если годовой оборот менее 200 миллионов рублей (на каждый год вводится корректирующий коэффициент, поэтому реальная цифра может отличаться). Существует 2 варианта УСН — с оборота или «доходы минус расходы». Поскольку в стоматологии объем расходов достаточно велик, второй вариант обычно выгодней.

Налоговый кодекс предусматривает возможность работы по ОСНО со ставкой налога на прибыль 0 % и освобождения от уплаты НДС — для этого объем медицинских услуг должен составлять 90 % или более общего дохода, штатная численность непрерывно 15 человек или более, причем не менее половины из них быть аккредитованными специалистами. Такой вариант подойдет крупным организациям или сетям.

Есть и еще один фактор, который нужно учитывать — для юридических лиц, например, в рамках ДМС, принципиальным может быть вопрос о возмещении НДС, поэтому они предпочитают заключать договоры на обслуживание с клиниками на ОСНО. То есть сумма уплачиваемых налогов в таком случае может быть выше, но за счет увеличения оборотов увеличивается и прибыль.

3. Соблюдение налоговой дисциплины: последствия невыполнения требований

При несвоевременной или неполной уплате налогов и взносов в социальный фонд начисляются пени и штрафы, возможны ограничения на ведение деятельности, предусмотрена уголовная ответственность для руководителей. Поэтому при планировании финансов необходимо резервировать соответствующие суммы в сроки налоговых платежей.

Финансовые риски и их управление

1. Определение финансовых рисков в стоматологической сфере

Снижение покупательской способности, инфляция, колебания курсов валют влияют на прибыльность и рентабельность бизнеса. Они зависят от внешних факторов, но планирование, грамотное распределение ресурсов и наличие средств на счете помогут уменьшить негативные последствия. Для работы в сфере стоматологии более опасны повреждение оборудования и лишение сотрудников права на практику.

2. Страхование как инструмент управления финансовыми рисками

Учитывая высокую стоимость основных средств, желательно застраховать их от утери или повреждения. При этом необходимо заранее запросить расчет по страховым взносам и премиям, ознакомиться со списком страховых случаев и проверить его полноту, а также включить оплату страховки в финансовый план.

3. Разработка плана контроля и управления рисками

Кроме страхования, следует использовать и другие методы. Формирование запасов расходных материалов и инструментов с учетом возможных таможенных затруднений и сложностей с сертификацией (в медицинской и фармацевтической сфере такие ситуации не редкость), накопление средств для плановой и внеплановой замены оборудования, планирование обучения и повышения квалификации персонала, формирование кадрового резерва — подобные мероприятия следует сформировать в единый план, а расходы учесть при планировании финансов.

Стратегии повышения прибыли

1. Анализ эффективности стоматологических услуг: определение наиболее прибыльных

1С:Медицина. Стоматологическая клиника позволяет оценить доходность, прибыльность и маржинальность по отдельным направлениям работы — отчеты можно формировать по видам услуг, категориям пациентов, периодам и другим показателям. На основании этих данных можно выделить дающие наибольшую прибыль и сосредоточиться на них, а также выявить узкие места по тем, где можно повысить доходность. Разница в прибыльности и маржинальности в том, что первая считается в абсолютных значениях (рублях), а вторая — в процентах от вложений. Может оказаться, что хотя основной доход поступает от одного направления, более выгодны инвестиции в другое. Проанализировав потенциальный спрос и финансовые показатели, руководство может запланировать различные мероприятия для увеличения прибыли:

• повысить маржу по наиболее востребованным позициям;
• привлечь пациентов по самым маржинальным предложениям;
• пересмотреть подход к тем услугам, которые наименее прибыльны.

Для этого может потребоваться реклама, изменение ценовой политики, поиск новых поставщиков и т. д. Наличие полных и подробных данных в автоматизированной системе сделает анализ ситуации и планирование более объективными и результативными.

2. Развитие дополнительных услуг и пакетов для пациентов

Комплексный подход — один из способов увеличить прибыль. Возможность в одном месте сделать все, что относится к здоровью зубов и полости рта, причем качественно, для многих будет аргументом при выборе клиники. Гигиеническая чистка, отбеливание или реминерализация — это требует определенных вложений в оборудование и обучение персонала, но достаточно быстро окупается и повышает лояльность пациентов. Как и пакетные предложения — например, профессиональная чистка со скидкой после установки импланта или возможность отбелить и после насытить эмаль минералами по более выгодной цене, чем если делать это по отдельности. 1С:Медицина. Стоматологическая клиника позволяет расширять и корректировать перечень услуг — вы можете включить их отдельными позициями в ассортимент и позже сравнить данные по ним и стандартным вариантам.

3. Маркетинговые стратегии для привлечения новых пациентов и увеличения доходов

Система позволяет разрабатывать различные программы лояльности, устанавливать категории клиентов и использовать другие инструменты. Чтобы привлечь новых пациентов, можно использовать различные инструменты продвижения: рекламу в СМИ и соцсетях, флаеры со спецпредложениями, привлечение медийных лиц и т. д. Отмечая в CRM канал, по которому пришел человек, впоследствии можно оценить эффективность каждого способа — по количеству обращений, полученным доходам, их соотношением с расходами на маркетинг и т. д. — и впоследствии составлять маркетинговый план с учетом этих данных.

Поддерживать собранную клиентскую базу можно также с помощью спецпредложений. Сообщать о них можно в СМС, сообщениях в мессенджерах, звонками по телефону. 1С:Медицина. Стоматологическая клиника позволяет настроить автоматическую рассылку или обзвон, а также напоминания, если необходим звонок в ручном режиме.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как разработать эффективную стратегию финансового планирования?

Четко понимать цели и способы их достижения. Строить прогнозы на основании уже имеющихся, реалистичных данных о доходах и расходах, учитывать как оптимистичный вариант развития событий, так и возможные риски, понимать сроки, в которые нужно выполнить те или иные действия (закупка материалов для оперативной деятельности нужна регулярно, а открытие еще одного направления может занять несколько лет). Регулярно корректировать планы с учетом актуальных изменений.

Как влияет выбор правовой формы на финансовое управление клиникой?

ООО или ИП практически не влияют на финансы — есть разница в размерах штрафов от контролирующих органов, однако желательно строить работу так, чтобы их не было. Важнее выбор системы налогообложения — ОСНО или УСН.

Как разработать годовой финансовый план и зачем это необходимо?

Планирование позволяет грамотно распределять ресурсы с тем, чтобы получить максимально возможную прибыль. Для этого необходимо приобрести оборудование, поддерживать его и помещения в должном виде, платить зарплату сотрудниками и т. д. — финансовый план поможет правильно распорядиться как имеющимися средствами, так и будущими доходами. При горизонте планирования в год можно учесть сезонные колебания, отпуска и другие факторы. 1С:Медицина. Стоматологическая клиника — удобный инструмент для составления планов, поскольку в систему заводятся все данные, касающиеся деятельности, позволяющие прогнозировать следующие периоды.

Какие показатели финансовой отчетности наиболее важны для анализа?

Выручка (валовый доход) и расходы; прибыль — разница между ними за вычетом налогов, отчислений в соцфонд и платежей по кредитам; рентабельность — отношение прибыли к расходам в процентах; суммы, реально попадающие в кассу и на расчетный счет; рентабельность собственного капитала (вложений собственников в бизнес) и активов в целом; выручка и прибыль на каждого сотрудника и в среднем; текущая ликвидность — отражает способность в ближайшее время выплатить зарплату, оплатить полученные с отсрочкой товары поставщикам, проценты по овердрафту и т. д., рассчитывается как отношение краткосрочных обязательств к сумме в кассе и на счетах и дебиторской задолженности, которая будет получена в тот же период. Еще один важный показатель — финансовая независимость, то есть отношение собственных средств ко всем активам с учетом заемных средств и кредиторской задолженности. Общие цифры для расчетов можно брать из бухгалтерского баланса, отчета о прибыли и убытков, отчета о движении денежных средств (ДДС или cash-flow), раскладку по сотрудникам, направлениям деятельности и т. д. — в автоматизированной системе.

Как минимизировать налоговую нагрузку стоматологической клиники?

Для уменьшения суммы налогов следует составить финансовый план и оценить, можно ли использовать упрощенную систему налогообложения или нужно оставаться на общей. В УСН в качестве налоговой базы могут быть общий доход или за вычетом расходов — с разными налоговыми ставками. Для стоматологий второй вариант обычно более выгоден — при планировании финансов можно просчитать оба и сравнить. Кроме того, в налоговом кодексе для медицинских учреждений предусмотрена возможность ставки 0 % при численности штата не менее 15 человек, из которых половина и более имеют сертификаты специалистов, и доле доходов от медицинской деятельности выше 90 % — соответствие этим показателям также проверяется при планировании деятельности.

---

Управление финансами — одно из важнейших направлений в работе любого предприятия. 1С:Медицина. Стоматологическая клиника предназначена для комплексной автоматизации работы стоматологии — в системе предусмотрен функционал для ведения карточек пациентов и расчетов с ними, привлечения и повышения лояльности, учета рабочего времени и эффективности сотрудников, планирования и контроля использования материалов и инструментов, а также финансового управления, в том числе анализа деятельности по различным показателям, формирования планов и т.д. Программа полезна практически всем — от администраторов и врачей до руководителя и собственника. Если вы хотите более эффективно организовать работу вашей клиники и управление ее финансами, оставьте заявку — наши менеджеры расскажут о возможностях системы более подробно.

---

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ