Как внедрить CRM в стоматологическую клинику: шаг за шагом

Подготовка к внедрению 

Внедрение программного обеспечения — не одномоментная процедура. Она включает несколько этапов, важнейшим из которых является подготовительный. Он состоит из 3-х стадий:

Оценка потребностей бизнеса

Первый шаг — понять цель внедрения. Спросите себя: 

Какие задачи должна решать CRM?

Какие процессы могут быть автоматизированы?

Какой объем данных нуждается в обработке?

Ответы на эти вопросы позволят выявить конкретные потребности бизнеса и определить требования к программе.

Выбор системы

Следующий шаг — выбор программного обеспечения. Составьте список возможных вариантов и рассмотрите их с точки зрения пользы для бизнеса. Учитывайте такие критерии, как:

• соответствие медицинской специфике;
• возможность добавления новых функций;
• совместимость с другими видами ПО;
• стоимость и отзывы пользователей.

Планирование внедрения 

Для успешного внедрения необходимо составить детальный план. Проверьте наличие необходимых ресурсов, выделите время на обучение персонала и определите срок, к которому нужно запустить программу. Четкое планирование позволит избежать различных затруднений и ускорит адаптацию клиники к новым условиям работы.

Алгоритм внедрения

1. Подготовка персонала

Чтобы обеспечить плавное внедрение, нужно организовать обучение сотрудников. Познакомьте их с функционалом программы и объясните выгоды, которые принесет использование ПО. У большинства разработчиков есть отдельный специалист, в обязанности которого входит настройка системы и проведение инструктажей по ее использованию. 

2. Настройка программы

После того как персонал пройдет обучение, определите список функций ПО, которые понадобятся для выполнения рабочих задач. Произведите настройку параметров в соответствии с потребностями бизнеса и подключите основные модули: регистратура, медицинский блок, складской и финансовый учеты, а также модуль заботы о пациентах. 

3. Импорт данных

Перед началом использования ПО перенесите в новую систему базу контактов и другие важные сведения. Чтобы ускорить процесс, проведите предварительную «очистку», удалив ненужные данные. Это позволит упорядочить имеющуюся информацию и снизит количество ошибок, возникающих при ее обработке.

4. Создание шаблонов

Настройте воронки продаж и заполните автоматические формы, заменяющие бумажную документацию. Например, образцы медицинских документов, включая амбулаторные карты, а также готовые планы лечения. Это поможет упростить коммуникацию с пациентами и сократит количество административных задач.

5. Настройка интеграций

Подключите интеграции, чтобы расширить функционал ПО. Так, например, в 1С:Медицина. Стоматологическая клиника можно оптимизировать обмен данными с программой Честный ЗНАК. Это позволит автоматически выгружать сведения о реализованных товарах без необходимости отслеживать их движение вручную.

6. Тестирование системы

Перед запуском программного обеспечения проведите тестирование и проверьте его функционал. Попросите сотрудников выполнить какое-нибудь несложное действие, например занести в базу нового клиента, и посмотрите, насколько быстро будет выполнена эта операция. При необходимости свяжитесь с техподдержкой, которая поможет исправить недочеты в работе ПО.

7. Запуск программы

После успешного тестирования запустите CRM в работу. Отслеживайте промежуточные результаты и не забывайте собирать обратную связь от персонала. Это даст вам понимание того, насколько хорошо работает система и можно ли ее улучшить. 

Использование программы

Ведение клиентской базы 

Благодаря CRM ведение клиентской базы становится более организованным. В программе можно хранить всю важную информацию о пациентах, включая контактные данные, истории болезни и список выполненных процедур. Это облегчает работу сотрудников клиники и повышает эффективность лечения.

Внедрение автоматизации также позволяет упростить составление расписания. Система может автоматически отслеживать свободные временные слоты, предлагая их пациентам, и отправлять уведомления о предстоящих визитах. Это уменьшает количество отмен, а также снижает процент неявок.

Маркетинг и продажи

С помощью программного обеспечения можно осуществлять детальный анализ и сегментацию клиентской базы. Это позволяет разработать персонализированную стратегию продвижения для каждой целевой группы. Такой подход увеличивает вероятность привлечения новых пациентов и удержания существующих.

Кроме того, CRM позволяет автоматизировать проведение маркетинговых кампаний. Программа может автоматически отправлять различные рекламные сообщения, включая уведомления об акциях и скидках. Это способствует расширению клиентской базы и объемов продаж.

Взаимодействие с пациентами

Внедрение автоматизации позволяет создавать новые каналы коммуникации с аудиторией. Например, в программе 1С:Медицина. Стоматологическая клиника предусмотрен чат-бот — виртуальный помощник, который умеет выполнять различные функции. С его помощью удобно отправлять сообщения в мессенджерах и проводить онлайн-консультации. Чат-бот может интересоваться самочувствием пациентов, уведомлять о необходимости посетить стоматолога и т. д. Это делает процесс общения более доступным и способствует повышению качества обслуживания.

Часто задаваемые вопросы

В чем преимущества внедрения CRM?

Внедрение программного обеспечения в стоматологической клинике помогает упорядочить ведение клиентской базы и оптимизировать составление расписания, а также повысить эффективность маркетинговых мероприятий и улучшить взаимодействие с пациентами.

Какие данные необходимо импортировать в новую систему?

Необходимо импортировать персональные сведения о пациентах, включая контактную информацию, историю болезни, список выполненных процедур и план лечения. Также понадобится перенести данные страхового полиса и платежные чеки.

Как интегрировать CRM с другими системами?

О наличии тех или иных интеграций нужно заранее уточнять у разработчиков. Как правило, подключением дополнительных сервисов занимается инженер по внедрению. При объединении CRM с другими системами учета важно обеспечить правильную выгрузку данных, чтобы не потерять важную информацию.

Как выглядят основные шаги внедрения?

Основные шаги включают:

• подготовку персонала;
• выбор и настройку ПО;
• импорт базы данных;
• создание шаблонов;
• подключение интеграций;
• обучение персонала;
• тестирование, отладку и запуск программы.

Как использовать CRM для управления расписанием?

Система может автоматически отслеживать доступные временные слоты, предлагая их пациентам, и отправлять подтверждения забронированных приемов. Такая система позволяет снизить количество отмен и неявок.

Как использовать CRM в маркетинге?

С помощью программного обеспечения можно сегментировать клиентскую базу и автоматизировать проведение маркетинговых кампаний для привлечения и удержания пациентов. Эффективное управление данными помогает увеличить объем продаж и улучшить взаимодействие с аудиторией.

Как с помощью CRM улучшить взаимодействие с пациентами?

Система автоматизации позволяет создавать новые каналы коммуникации, такие как онлайн-консультации и чаты. Кроме того, регулярные оповещения и напоминания повышают информированность пациентов и их удовлетворенность услугами клиники.

---

CRM — мощный инструмент для улучшения работы стоматологической клиники. Внедрение программного обеспечения позволяет более эффективно управлять расписанием, а также дает возможность автоматизировать продажи и улучшить взаимодействие с пациентами. Все это ведет к росту клиентской базы, повышению лояльности клиентов и улучшению репутации клиники.

Однако важно помнить, что успешное внедрение CRM требует тщательной подготовки, в том числе обучения персонала. Важно продумать каждый этап и рассчитать необходимое количество ресурсов. В конечном итоге стоматологии, успешно внедрившие программное обеспечение, становятся главными игроками на рынке медицинских услуг.

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ